Outlook คืออะไร
Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมของค่าย Microsoft (ไมโครซอฟท์) ใช้ในการจัดการอีเมล (Email)องค์กรเพราะในปัจจุบันผู้คนไม่ว่าจะเป็นนักเรียน นักศึกษา พนักงานบริษัทหรือผู้บริหารบริษัทล้วนแต่นิยมใช้อีเมล (Email) มากกว่าจดหมาย ในการส่งข้อความ ส่งเอกสารสำคัญต่างๆ เพราะมีความสะดวกรวดเร็วและปลอดภัย ซึ่งสำนักงานและหน่วยงานต่างๆจะนิยมใช้ Microsoft Outlook ในการรับ-ส่งอีเมล (Email) เพราะมีการบริหารจัดการเวลา การนัดหมายต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับเครือข่ายส่วนบุคคลและธุรกิจได้ตลอดเวลา Outlook เหมาะกับใคร ? จริงๆแล้วการใช้งาน Microsoft Outlook นั้นสามารถใช้ได้ตั้งแต่วัยที่กำลังเรียนเพราะ Microsoft Outlook นั้นใช้งานได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว อย่างที่กล่าวไปแล้วข้างต้นว่าการใช้งาน Microsoft Outlook นั้นใช้ในการส่งเอกสาร ข้อความ อีกทั้งยังสามารถส่งรูปภาพ วิดีโอ เพลง ต่างๆ ได้อีกด้วย การใช้งาน Microsoft Outlook ในช่วงวัยที่กำลังเรียนจะเหมาะกับการส่งงานอาจารย์ ส่งเอกสารต่างๆ ในด้านขององค์กรจะใช้ Microsoft Outlook ในการติดต่องานที่สำคัญ การส่งเอกสารที่สำคัญหากันได้ตลอดเวลาและรวดเร็วถึงแม้ว่าจะอยู่พื้นที่ห่างไกลกันเพียงใดก็ตาม ทำไมคนทั่วไปถึงนิยมใช้งานบน Outlook […]
ทำไม Email Server/Hosting หรือ SMTP ถึงมีการจำกัด การส่งต่อวัน ?
Email Server/Hosting ทำไมถึงต้องมี Limit การส่งต่อชั่วโมง และต่อวัน มีคนจำนวนมากที่ใช้ อีเมล์บริษัท เพื่อใช้ในการสื่อสารติดต่อธุรกิจอย่างถูกต้อง ตามวัตถุประสงค์ของผู้ให้บริการ Email Server/Hosting คือใช้เพื่อความสะดวกในการสื่อสาร แต่มีคนจำนวนหนึ่ง ใช้งาน Email Server/Hosting ไปในทางที่ผิดวัตถุประสงค์ของการใช้ อีเมล์บริษัท ที่ถูกต้อง ซึ่งคนเหล่านี้จะพยายามที่จะส่ง Email จำนวนมหาศาลเพื่อโฆษณา (Spam mail) ไปยังกลุ่มบุคคล หรือ Email ที่ตนเองไม่ได้รู้จัก หรือ เรียกว่า Bomb Mail สิ่งเหล่านี้เป็นข้อกังวล ของผู้ให้บริการ Email Server เป็นอย่างมาก เพราะอะไรเราลองมาดูจากภาพประกอบกัน สาเหตุที่ผู้ให้บริการ Email Hosting จำกัด ปริมาณการส่งของคุณ โดยส่วนใหญ่แล้วจะกำหนดไม่ให้ Email ในทั้ง Domain ของตนเองเกิน 300 ฉบับต่อวัน เนื่องจาก หากให้ผู้ใช้บริการสามารถส่งได้เยอะกว่านี้ผู้ให้บริการ Email Hosting […]
วิธีสร้างโปรไฟล์อีเมล์ใหม่
การสร้างโปรไฟล์อีเมล์นั้นก็เพื่อความเป็นส่วนตัวของการใช้งาน กรณีมีผู้ใช้หลายคนในคอมพิวเตอร์ 1 เครื่อง โปรไฟล์ MS Outlook จะแยกอีเมล์ของผู้ใช้แต่ละคนออกจากกัน ทำให้สะดวกในการใช้งานมากขึ้น หรือใช้ในกรณี เราต้องการแยกอีเมล์บริษัท กับอีเมล์ส่วนตัวออกจาก Inbox เดียวกัน วิธีสร้างโปรไฟล์อีเมล์ใหม่ 1.ทำการเข้าหน้าของ Control panel เข้าไปที่ Start > Control Panel จากนั้นเข้าไปเลือกใช้งานที่ จดหมาย หรือ Mail 2. เมื่อคลิกที่ จดหมาย แล้ว จะมีหน้าต่าง การตั้งค่าจดหมาย - Outlook คลิก แสดงโปรไฟล์ (Show Profile)แสดงโปรไฟล์คือการเพิ่มผู้ใช้งานหลัก Outlook 3. เลือกบัญชี Outlook แล้วคลิกไปที่ เพิ่ม (Add) 4. ชื่อโปรไฟล์สามารถใส่ชื่อของเราเองเลยก็ได้ เพื่อง่ายต่อการเข้าใจจากนั้นคลิก ตกลง 5. เมื่อคลิก ตกลง แล้ว ทำการตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ตามที่ระบบร้องขอให้สมบูรณ์การเพิ่มบัญชีผู้ใช้งานสามารถดูได้บทความก่อนหน้านี้ […]
วิธี Convert ไฟล์ CSV เป็น vCard
วิธี Convert ไฟล์ CSV เป็น vCard (Import a CSV file and export them to VCF Files) เป็นหนึ่งวิธีการสำคัญในการ Import และ Export รายชื่อผู้ติดต่อของเราไปมาระหว่างเว็บเมล์, Email Clients เช่น MS Outlook, Thunderbird เพื่อให้ Address book ของเรามีรายชื่อผู้ติดต่อตามที่เราต้องการได้ เรามาดูวิธีการกันเลยดีกว่า ไปที่เมนู Start ค้นหาโฟลเดอร์ "Contacts" คลิกเปิดโฟลเดอร์ Contacts กดปุ่ม Import เลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้า ในที่นี้คือ CSV กดปุ่ม Import กด "Browse" เพื่อหาไฟล์ *.csv เลือกไฟล์ที่ต้องการ Import (*.csv) กดปุ่ม Open กด […]
วิธีการสร้าง CSV File สำหรับ Import/Export contacts
ไฟล์ CSV เป็นไฟล์สำหรับบันทึกข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อ เก็บไว้ในรูปแบบตาราง สามารถ Import เข้ากับ Email service ได้หลายๆตัว ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Hotmail, Yahoo รวมถึงโปรแกรม Mail Clients อย่าง MS Outlook, Thunderbird เป็นต้น วิธีการสร้างไฟล์นามสกุล CSV สามารถทำได้จากโปรแกรม Spreadsheet อย่างเช่น MS Excel, Google Spreadsheet โดยการสร้างตารางที่มี Column: First Name, Last Name, Email Address, Organization เมื่อกรอกข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Save as… เลือกประเภทไฟล์ให้เป็น CSV (Comma delimited) (*.csv) ตั้งชื่อไฟล์กดปุ่ม Save กด Yes เสร็จสิ้น
วิธีรวมไฟล์ vCard (*.vcf) หลายๆ ไฟล์ ให้อยู่ในไฟล์เดียว
ปกติแล้ว ไฟล์นามสกุล vcf นั้น ไฟล์หนึ่งจะมีข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อเพียงแค่ 1 คนเท่านั้น ซึ่งหากลองนำมาเปิดกับ Notepad ดูจะพบข้อมูลลักษณะนี้อยู่ BEGIN:VCARDVERSION:2.1N:Steve;KaneFN:Kane SteveORG:123 Abc Co.,Ltd.EMAIL;PREF;INTERNET:[email protected]:20140110T155107ZEND:VCARD ดังนั้นคงไม่สะดวกแน่ หากเราต้องการ Import ไฟล์ VCF ลงบน Address book ไม่ว่าจะเป็น MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Hotmail, Yahoo เราต้องมากด Import ทีละไฟล์ แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากทำ การรวมไฟล์ vCard (Multiple VCF files combine to a single VCF file) จะเป็นเทคนิคที่ดีที่จะรวมไฟล์จำนวนมาก เป็นไฟล์เดียว และ Import ครั้งเดียวจบ ก่อนอื่นให้เรานำไฟล์ .vcf มาใส่ไว้ในโฟลเดอร์ก่อน โดยโฟลเดอร์ที่ว่านี้จะต้องไม่มีไฟล์นามสกุลอื่นเลยและแนะนำให้นำมาไว้ที่ Desktop เพื่อง่ายต่อการทำตามขั้นตอนตามภาพประกอบด้านล่าง […]
Mail Server องค์กร คือ อะไรและจะซื้อที่ไหนดี
Mail Server องค์กร Mail Server มีหน้าที่ทำงานเก็บข้อมูลอีเมล์ไว้ใน Harddisk ของ Server ตนเอง นอกจากนั้นมันยังมีหน้าที่ในการรับและส่งอีเมล์ แต่สำหรับการใช้ Mail Server องค์กรนั้นมันคงต้องมีความฉลาดและมีความสามารถที่มากกว่า Mail Server ทั่วไปอย่างแน่นอน เพื่อทำให้องค์กรของคุณนั้นสามารถใช้อีเมล์ในการติดต่อสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งการใช้ Mail Server นั้นก็แบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้ การใช้ Mail Server องค์กร ต่างกับการใช้ฟรีอีเมล์อย่างไร ? จุดเด่นและเป็นรูปธรรมมากที่สุดสำหรับการใช้งาน Mail Server องค์กรนั้น คือ ทำให้คุณมีอีเมล์ @ชื่อบริษัท ของคุณเอง ซึ่งเป็นความแตกต่างอย่างชัดเจนที่ ฟรีอีเมล์ต่างๆให้คุณไม่ได้ เช่น หากคุณใช้ฟรีอีเมล์ คุณก็จะได้เป็น @gmail, @yahoo.com, @hotmail.com, และ ไม่เหมาะสำหรับในการติดต่อธุรกิจที่ต้องใช้ความเป็นทางการหรือความน่าเชื่อถือค่อนข้างสูง Mail Server จะทำให้องค์กรคุณได้อะไรบ้าง เป็นคำถามสุดจะคลาสสิกสำหรับผู้บริหาร หรือ […]
Domain Name (โดเมนเนม สำหรับ Email) คืออะไร และควรตั้ง Email ชื่อบริษัท อย่างไร แบบมืออาชีพ
สำหรับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในวงการ IT อาจจะสับสนเล็กๆ ว่า Domain Name คืออะไร เราขอยกตัวอย่างดังภาพ หากลูกค้าต้องการ Email @ชื่อบริษัทตัวเอง.comตัวอย่างในภาพเป็น [email protected] ดังนั้น abc.com คือ ชื่อ Domain Name ซึ่งสามารถลงท้ายเป็น .com หรือ .co.th ก็ได้ และมีหลักในการตั้งชื่ออย่างไร ผู้เขียนขอแนะนำวิธีการตั้ง ชื่อ Domain Name แบบมืออาชีพดังนี้ 1.ชื่อ Domain ควรสื่อถึงบริษัท หรือ องค์กร หรือ สินค้าของท่านเพราะ ชื่อนี้มันจะใช้ไปนานหรือตลอดที่บริษัทคุณยังไม่ปิดไป2.ชื่อ Domain ไม่ควรยาวเกินไป แต่หากเลี่ยงไม่ได้ ควรตั้งให้เป็นคำที่สามารถสะกดภาษาอังกฤษได้ตรงตัว เช่น thailandpencil.com เป็นต้น3.หลีกเลี่ยงการใช้คำที่สะกด ยาก หรือ มีคำเรียกคล้ายๆกัน เพราะอาจทำให้ลูกค้าของท่านสับสนได้เช่น cat.com กับ cac.com เป็นต้น4.ชื่อ Domain ต้องเป็นภาษาอังกฤษ โดยมี […]
วิธี Export contacts ใน Address Book ให้เป็นไฟล์ *.csv
การ Export contacts เพื่อที่จะได้ทำการ backup หรือ การนำข้อมูลรายชื่อที่ติดต่อไปใช้ประโยชน์ต่าง ๆ เช่น Import เข้าสู่โปรแกรมอื่น สามารถทำตามขั้นตอนดังนี้ วิธี Export contacts ใน Address Book ให้เป็นไฟล์ *.csv ไปที่ แฟ้ม จากนั้นเลือก เปิด คลิกไปที่ นำเข้า เลือก ส่งออกไปที่แฟ้ม (Export to a file) เลือก ค่าที่มีการแบ่งโดยเครื่องหมายจุลภาค (Windows)หรือ Comma Separated Values (Windows) เลือก Folder ที่ต้องการส่งออก คือ ที่ติดต่อ เลือกตำแหน่งปลายทางที่ต้องการเก็บไฟล์ คลิก เสร็จสิ้น รอไฟล์ Export เสร็จไฟล์ที่โหลดเสร็จจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ปลายทางที่เราเลือกไว้
การ Import Contacts จากไฟล์ .CSV หรือ .vCard ลงบนโปรแกรม Outlook 2013
แม้ว่าเราจะมีรายชื่อผู้ติดต่อหรือ Contacts อยู่ในระบบอีเมล์ใดก็ตาม เราสามารถที่จะ Export ไฟล์นั้นออกมา แล้ว Import ไปยังระบบอีเมล์ทุกระบบ อย่างโปรแกรม MS Outlook ก็มีขั้นตอนการ Import ไฟล์ไม่ยากนัก สามารถทำตามภาพประกอบได้ดังนี้ เปิดโปรแกรม Outlook ไปที่ File เลือก Open&Export และคลิก Import/Export เลือก Import from another program or file กด Next เลือก Comma Separated Values และกด Next กด Browse เลือกไฟล์ที่จะ Import (.CVS, vCard) กด OK เลือกโฟลเดอร์ที่จะนำเข้า - Contact กด Next กด Finish รายชื่อจะถูกนำเข้าเสร็จแล้ว […]