วิธีการปิดการแสดง Junk Folder ใน Navigation Pane ใน Outlook !
ปิดการแสดง Junk Folder ใน Navigation Pane ของ Outlook สามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้ และหากต้องการแสดง Junk Folder อีกครั้งในภายหลังสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้ บทความที่เกี่ยวข้อง
กำหนดค่าการแจ้งเตือนอีเมล์ในโปรแกรม Outlook ได้อย่างไร ?
ในการใช้งานอีเมลบริษัทผ่านโปรแกรม Outlook นั้นบางทีมีอีเมลสำคัญส่งเข้ามาแล้วไม่มีการแจ้งเตือนบอก อาจทำให้ไม่เห็นอีเมลสำคัญหรือพลาดโอกาสสำคัญไปได้ ฉนั้นการเปิดแจ้งเตือนอีเมล์ในโปรแกรม Outlook นั้นจึงสำคัญ โดยการกำหนดค่าการแจ้งเตือนอีเมล์ในโปรแกรม Outlook สามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้ เลือกแท็บ "File" ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรม เลือก "Options" ที่อยู่ด้านล่างของเมนู เลือก "Mail" ทางด้านซ้ายมือของหน้าต่าง Options เลือกที่ช่อง "Display a Desktop Alert" ในส่วน "Message Arrival" ของหน้าต่าง Mail Options หากต้องการเปลี่ยนเสียงแจ้งเตือน เลือก "Play a sound" และเลือกไฟล์เสียงที่ต้องการใช้เป็นเสียงแจ้งเตือน คลิก "OK" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด หลังจากตั้งค่าการแจ้งเตือนแล้ว โปรแกรม Outlook จะแสดง Desktop Alert เมื่อคุณมีอีเมล์เข้าใหม่ และเสียงแจ้งเตือนจะเล่นพร้อมกับ Desktop Alert นั้น ๆ โดยเราสามารถกดที่ Desktop Alert […]
Backup ข้อมูลในโปรแกรม Outlook ทำอย่างไร ?
การใช้อีเมลบริษัทนั้นย่อมมีบางครั้งที่พื้นที่ของอีเมลนั้นเต็ม และการแก้ไขปัญหาคือการที่ต้องลบอีเมลเก่าออก แต่หากไม่สามารถลบอีเมลต่าง ๆ นั้นได้เนื่องจากเป็นอีเมลสำคัญทั้งหมด การแก้ไขอีกวิธีหนึ่งก็คือการ Backup ข้อมูลที่ไม่สามารถลบได้นั้นไว้ โดยสามารถทำตามขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอน Backup ข้อมูลในโปรแกรม Outlook เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ขึ้นมา เลือก File แล้วเลือก Open & Export เลือก Import/Export เลือก Export to a file แล้วคลิก Next เลือก Outlook Data File (.pst) และคลิก Next เลือกไฟล์ที่ต้องการสำรองข้อมูล เสร็จแล้วคลิก Next กำหนดชื่อไฟล์และตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ไว้ แล้วคลิก Finish ในกรณีที่ต้องการระบุรหัสผ่านให้กับไฟล์ที่สำรองข้อมูล ให้กรอกรหัสผ่านในช่องที่กำหนด แล้วคลิก OK เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนดังกล่าว ไฟล์ที่สำรองข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งที่คุณกำหนด โดยทั่วไปจะมีนามสกุล .pst และคุณสามารถนำไฟล์นี้ไปใช้งานบนโปรแกรม Microsoft […]
เราจะตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายในโปรแกรม Outlook เพื่อส่ง Email ได้อย่างไร ?
การตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายของอีเมลบริษัท (Business Email) นั้นจะช่วยให้คู่ค้าหรือคนที่เราต้องการส่งอีเมลไปให้นั้นรู้ว่าอีเมลดังกล่าวส่งมาจากที่ใด เพราะการตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายนั้นจะเป็นการบอกตัวตนของผู้ส่งได้ วิธีการตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายในโปรแกรม Outlook 2. เลือกหัวข้อ "Options" 3. เลือกที่หัวข้อ "Mail" และคลิ๊กที่ปุ่ม "Signatures" 4. คลิ๊กที่ "New" 5. ใส่ชื่อที่ต้องการแล้วคลิ๊ก "OK" 6. ในหัวข้อ "Edit signature" ให้ใสข้อความที่ต้องการ > เสร็จแล้วคลิ๊กที่ "Save" 7. ตั้งค่าตามความต้องการที่หัวข้อ "Choose default signature" > เสร็จแล้วคลิ๊ก "OK" บทความที่เกี่วข้อง
ทำไมถึงนิยมใช้งาน Email บริษัทในโปรแกรม Microsoft Outlook
อีเมลบริษัทคืออะไร ? อีเมลบริษัท หรือ Business Email คือการใช้งานอีเมลธรกิจในนามของบริษัทโดยสามารถใช้งาน Email ในนามชื่อบริษัทของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ต้องการใช้งานชื่ออีเมล abc@ชื่อบริษัทของคุณ เพื่อระบุถึงตัวตนของบริษัทและความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจกันผ่านระบบอีเมล ดังนั้น อีเมลบริษัท หรือ Business Email จึงมีความจำเป็นในด้านความน่าเชื่อถืออย่างมาก โปรแกรม Outlook คืออะไร ? Microsoft Outlook โปรแกรมที่ใช้สำหรับการจัดการอีเมลเพื่อการใช้งานที่ดียิ่งขึ้น โดยสามารถบันทึกรายชื่อผู้ที่เราติดต่อเพื่อความสะดวกในการส่งเมล์ถึงกัน เชื่อมต่อกับเครือข่ายส่วนบุคคลและธุรกิจได้ตลอดเวลา และมีการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมล์เข้ามา ทำให้ไม่พลาดต่อการ อ่านและตอบอีเมล์ มีการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนจึงสะดวกต่อการใช้งาน ทำไมถึงนิยมใช้งาน Email บริษัทในโปรแกรม Outlook ? เนื่องจากเป็นโปรแกรมสำนักงานอย่าง Microsoft office ซึ่งคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานส่วนใหญ่จะมีการติดตั้งโปรแกรมต่างๆของ Microsoft office ซึ่งรวมถึงโปรแกรม Outlook นี้ด้วยจึงสะดวกในการใช้งานและเป็นโปรแกรม ที่ใช้งานง่าย มีความเสถียรในการทำงาน โปรแกรมอื่นๆ นอกจาก Outlook มีอะไรอีก ? Thunderbird […]
บทวิเคราะห์ เจาะลึก เรื่อง Email server/Email hosting เจ้าไหนดีที่สุด ?
Email Server ที่ปลอดภัยเพียบพร้อมไปด้วยลูกเล่นสารพัดตั้งแต่อีเมล์ยัน VDO CALL, Calendar, Share Drive พร้อมรีวิวแน่น สำหรับมือใหม่แล้วข้อมูลเหล่านี้ทำให้เราสับสนอยู่ไม่น้อยเลยถึงแม้ว่าเราจะเป็นฝ่าย IT มือฉมังก็ทำให้สับสนและเลือกไม่ถูกอยู่ดี ราคาถูกต้องมาก่อน ? ของถูกและดีใครๆก็อยากได้แล้ว Email Server เป็นระบบที่ต้องจ่ายเงินทุกเดือนทุกปีมันก็ต้องคิดหน้าคิดหลังแต่ถ้ามันต่างกันไม่กี่ร้อยบาทผมมองว่าเราควรเลือกจากคุณภาพของสินค้ามากกว่านะ ถ้าเรามี Email แต่เราส่งไม่ออกรับไม่เข้าจะโทรไปให้ผู้ให้บริการแก้ไขก็บ่ายเบี่ยงไม่ตอบ ตอบช้า แก้ไม่ได้ถึงจะถูกแค่ไหนมันก็ไม่มีประโยชน์เลยจริงไหม การบริการเป็นสิ่งสำคัญมาก ก่อนที่จะทำการซื้อได้ลองโทรไปหรือติดต่อไปหาผู้ให้บริการไหมถ้าเราติดต่อไปแล้วเค้าตอบช้า ให้ข้อมูลเชิงลึกไม่ได้หลังจากการสั่งซื้อจะไม่ยิ่งไปกว่านี้หรือจริงไหม เพราะไม่ว่ายังไงหลังจากที่คุณซื้อบริการมาแล้วมันก็ต้องมีปัญหา ส่ง Email ไปหาบางคนไม่ได้ (อาจจะเกิดจาก IP ของ Server ติด Blacklist) รับ Email บางคนไม่ได้หรือไม่จนถึงระบบล่มคุณจะทำอย่างไร มีความเป็นมืออาชีพ ความมืออาชีพต้องเกิดจากประสบการณ์ของผู้ให้บริการและต้องเข้าใจในการทำงานของ Email อย่างแท้จริง ความมั่นคงของบริษัท เช่น เปิดมานานหรือยัง เข้าใจเชิงลึกของระบบ Email เพราะมันไม่ใช่ระบบง่ายๆ ถ้าผู้ให้บริการไม่เชี่ยวชาญคุณอาจจะพบปัญหาการใช้งานจำนวนมาก ลูกเล่นเหล่านั้นเราใช้งานจริงๆ หรือ ? การใช้ Line […]
จัดระบบงานใน Outlook ด้วย Task Microsoft 365
Task คืออะไร Task สำหรับระบบ Microsoft 365 เป็นการจัดระบบงานหรือการเรียงลำดับความสำคัญของงานเพื่อให้ผู้ใช้งานจัดทำงานได้อย่างเป็นลำดับขั้นตอนว่า Email ฉบับใดทำก่อนหรือ Email ฉบับใดทำหลังหรือเป็นงานที่กำลังดำเนินการเนื่องจาก Email องค์กรบาง Account นั้นมีผู้ใช้งานร่วมกันหลายคนหรือใช้งานรวมกันหลายแผนกการมีระบบ Task จะช่วยลำดับความสำคัญให้ผู้ทำงานสามารถทำงานร่วมแบบไม่สับสนหรือมีการตกหล่นในการดำเนินงานได้ ระบบ Task สำคัญอย่างไร ระบบ Task จะทำงานผ่าน Flag หรือ ธงแดง ที่แสดงว่างานหรือ Email จากคู่ค้าฉบับนี้ต้องดำเนินการเลยหรือไม่ หรือเป็นงานที่สามารถรอได้โดยการกำหนด Flag นั้นจะมีประโยชน์การตามงานจากผู้ดำเนินการได้เช่นหัวหน้าแผนกเป็นผู้กำหนด Flag และหากต้องการตรวจงานหรือตามงานจากแผนกใดสามารถกดคลิกขวาเพื่อแสดงวันเวลาของงานดังกล่าวและถ้าหากงานนั้นหรือ Email ฉบับนั้นดำเนินการเรียบร้อยแล้วสามารถกด Mark Complete เพื่อระบุว่า Email หรืองานฉบับนี้ดำเนินการเรียบร้อย เพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อนและงานหลุดได้อย่างมาก วิธีการจัดระบบงานด้วย Task Microsoft 365 ใน outlook Login User ที่ใช้งาน Account 365 https://www.office.com เลือกหัวข้อ […]
ตารางนัดหมาย Email Microsoft 365 ใน Outlook
ตารางนัดหมายคืออะไร ตารางนัดหมายหรือที่รู้จักในนาม calendar เป็นที่นิยมในการสร้างแจ้งเตือนสำหรับหัวหน้าองค์การในการนัดประชุมหรือนัดรวมเพื่อแจ้งข่าวสารองค์กรแบบ online ซึ่งถือว่าเป็นระบบที่ดีมากเพราะการแจ้งเตือนนี้จะส่ง Email ไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้เลยโดยผู้สร้างการประชุมไม่ต้องเดินไปบอกผู้ร่วมประชุมแต่ละคนซึ่งแต่ก่อนถือว่ายากต่อการควมคุมหากเป็นองค์การที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากและหากอยู่นอกสถานที่องค์กรผู้เข้าร่วมประชุมก็ยังสามารถได้รับข่าวสารได้อย่างครบถ้วนและใช้เวลาในการประชาสัมพันธ์หรือนัดหมายไม่นานมากไปกว่านั้นยังบอกรายละเอียดการประชุมและกำหนดเวลาในการประชุมได้อย่างชัดเจน ทำไมต้องใช้งานตารางนัดหมาย สะดวกต่อการนัดประชุมในองค์กร กรณีที่มีองค์กรขนาดใหญ่สามารถใช้ระบบตารางนัดประชุมหรือ Calendar ช่วยนัดประชุมให้กับบุคคลในการองค์และส่ง email เพื่อแจ้งเตือนจะถือว่าเป็นระบบและรัดกุมมากกว่าการแจ้งผ่านแบบเอกสารหรือบอกผู้ประชุมแบบตัวต่อตัว ซึ่งจะเป็นการสื่อสารที่ผิดพลาดได้และยังประหยัดเวลามากกว่าการทำเอกสารแจกผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อแจ้งรายละเอียดแต่เมื่อมีระบบ online สามารถแจ้งรายละเอียดเวลาและสถานที่ผู้ประชุมได้รวมเร็วเพียงแค่มีการสร้างการประชุมผ่าน Microsoft 365 ปฏิทินหรือ Calendar วิธีตั้งตารางนัดหมาย Microsoft 365 ใน outlook Login User ที่ใช้งาน Microsoft 365 เลือกจุด 9 จุดมุมซ้ายมือ>แสดงแอปทั้งหมด เลือกแอปปฏิทิน เลือกวันที่ที่ต้องการตั้งนัดหมาย และใส่ข้อมูลดังนี้ 1.เพิ่มชื่อเรื่องในการนัดหมาย เช่น ประชุม27/7/2022 2.เชิญ Email ผู้เข้าร่วมประชุม 3.กำหนดวันที่ที่ต้องการนัดหมาย/เวลาเริ่ม และ เวลาสิ้นสุดการประชุมหรือนัดหหมาย 4.กดบันทึก ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับ Email นัดหมายเพื่อเป็นการยืนยันการนัดหมายประชุมผ่าน Microsoft Team
กำหนดเวลาส่ง Email Microsoft 365 ใน Outlook
กำหนดเวลาส่ง Email คืออะไร กำหนดเวลาส่ง Email Microsoft 365 คือการส่ง Email ตามวันและเวลาที่ผู้ส่งต้องการส่ง Email ในนามธุรกิจหรือในนามองค์กรมีซึ่งถือว่าการตั้งค่าในลักษณษะนี่มีประโชน์อย่างมากเช่นต้องการเปืดตัว Product ในวันใดวันหนึ่งก็สามารถใช้งาน Email องค์กรประชาสัมพันธ์ข่าวสารหรือการตั้ง Email สำคัญที่สามารถกดหนดเวลาในการส่งออกได้ตัวเลือกนี้ถือว่ามีประโชน์อย่างมากในการใช้งานระบบ Email กำหนดเวลาส่ง Email มีประโยชน์อย่างไร สามารถแจ้งตั้ง Email แจ้งเตือนหรือประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับองค์กรไว้ล่วงหน้าได้ทำให้ผู้ส่งไม่ต้องรอวันที่จะส่งจริงสามารถตั้งค่าไว้ล่วงหน้ากรณีที่ทราบวันเวลาในการนัดหมายแล้ว การส่ง Email แบบกำหนดเวลาส่งจะช่วยประหยัดการทำงานซ้ำได้ดีเพราะถ้าทราบวันเวลาที่ต้องการส่ง Email ก็สามารถตั้งล่วงหน้าได้เลยและผู้ที่มาทำงานต่อกันจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นภากลักษณ์ที่ดีขององค์กร วิธีการกำหนดเวลาส่ง Email Microsoft 365 ใน outlook Login user Microsoft 365 จากนั้นเลือกจดหมายใหม่เพื่อเขียน email ที่ต้องการส่ง เขียนรายละเอียด Email ที่ต้องการส่งจากนั้นเลือกลูกศรตรงปุ่มส่ง>ส่งในภายหลัง เลือกเวลาที่กำหนดเอง จากนั้นเลือกวันที่ที่ต้องการ>ตั้งเวลาที่ต้องการส่ง>จากนั้นเลือกปุ่มส่ง หลังจากนั้น Email ฉบับดังกล่าวจะบันทึกไวในแบบร่างโดยหัวจดหมายจะระบุว่าจัดกำหนดการส่งบ่งบอกได้ว่า Email ฉบับนี้มีการกำหนดวันเวลาส่งไวโดยผู้ส่งสามารถแก้ไขได้โดยกดรูปดินสอขวาสุดท้าย Email ฉบับที่ต้องการแก้ไข
ย้าย Email Microsoft 365 ไปยัง Folder ที่ต้องการ
Rule คืออะไร rule หรือที่เรารู้จักกันดีคือกฏในโปรแกรม Outlook 365 เป็นการตั้งค่าเพื่อคัดแยกหรือกรอง Email ขาเข้าให้ลง Folder ที่ต้องการโดยจะตั้งค่าได้ในโปรแกรม Outlook 365 ซึ่งถือว่าเป็นการอำนวยความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งานกรณีที่มี Email ขาเข้าเป็น 1000 ฉบับต่อวันในการติดต่อสื่อสารระดับองค์กรจะทำให้ผู้ใช้งานต้องมาหา Email จากผู้ส่งต่างๆอีกทำให้เสียเวลาในการค้นหา email อย่างมากทำให้การตั้ง Rule หรือ ตั้งกฎจะเป็นที่นิยมกับการใช้งานระบบ Email องค์กรเป็นอย่างมาก ประโยชน์ของการตั้ง Rule ประโยชน์ของ Rule หรือ กฏในโปรแกรม Outlook 365 ช่วยกรอง Email แต่ละผู้ส่งเข้าใน Folder ที่ต้องการเพื่อง่ายในการใช้งานหรือค้นหาและทำให้ง่ายต่อการติดต่อสื่อสารทาง Email องค์กรมากกว่านั้นคือประหยัดเวลาในการค้นหา Email เนื่องจากการรับเข้า Email แต่ละคนมีจำนวนมากเช่น Email กลาง Email หัวหน้าฝ่าย การตั้งกฎหรือ Rule สามารถกรอง Email ให้เข้า […]