Google Workspace หรือ Microsoft 365 เลือกใช้งานแบบใดดี ?
อีเมลบริษัทนั้นมีให้เลือกใช้งานหลากหลายระบบเช่น Google Workspace, Microsoft 365, Zoho หรือจะเป็นระบบอีเมลของทางผู้ให้บริการรายนั้น ๆ เป็นผู้พัฒนาขึ้นมา เช่น Gocloud ของทางเทคโนโลยีแลนด์ ซึ่งการเลือกใช้ระบบอีเมลนั้นก็มีหลากหลายปัจจัย ขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท แต่บทความนี้จะมาแนะนำว่าระบบ Google Workspace กับ Microsoft 365 แตกต่างกันอย่างไร ? โดยการทำอีเมลบริษัทนั้นไม่ยากเลย Google Workspace คืออะไร ? Google Workspace คือระบบการทำงานของ Google ซึ่งใช้งานผ่านหน้า Gmail โดยมีฟังก์ชั่นการทำงานต่างกันออกไปตาม Package ที่ผู้ใช้งานเลือกซื้อให้ตรงกับการใช้งานในบริษัท เช่น Google Doc, Google Sheet, Google Slides เป็นต้น Microsoft 365 คืออะไร ? Microsoft 365 คือ ระบบอีเมลจากค่าย Microsoft โดยมาพร้อมกับ Software ที่ช่วยทำให้การทำงานในบริษัทนั้นง่ายขึ้น เช่น Microsoft Teams (สำหรับประชุม Online), OneDrive (Share File ในองค์กร), Word, Excel, Power Point เป็นต้น ข้อแตกต่างของ […]
ขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัท !
สำหรับการสร้างอีเมลบริษัทนั้น สามารถทำได้โดยใช้เวลาเพียงไม่นาน หากท่านสามารถเข้าใจ และระบุความต้องการของท่านได้ ซึ่งขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัทมีดังนี้ ตรวจสอบความต้องการของบริษัทตนเอง บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่ต้องการเพียงสร้างอีเมล @company.com เท่านั้น แต่บริษัทที่มีขนาดใหญ่ขึ้นมักมีความต้องการที่มากขึ้น เช่น การ Share Drive ภายในบริษัท การใช้งานปฏิทินในบริษัทเป็นต้น ซึ่งเราต้องเรียนรู้พฤติกรรม และพื้นฐานด้าน IT ของพนักงานตนเอง เนื่องจากหากท่านใช้งานระบบอีเมลที่มี Function มากมายแต่พนักงานไม่สามารถใช้งานได้ เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายไปโดยไม่จำเป็นและอาจจะเพิ่มความยากต่อการใช้งานของระบบมากขึ้นด้วย การกำหนดงบประมาณ ท่านควรกำหนดงบประมาณที่สามารถจ่ายไหว เพราะการใช้งานอีเมลบริษัทนั้นเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องรายปี ต้องมั่นใจว่าบริษัทสามารถจ่ายค่าใช้จ่ายนี้ได้ทุกปีเพราะการปรับเปลี่ยนในภายหลังอาจจะสร้างความยุ่งยากต่อการใช้งานตามมาได้ การคิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้งาน โดยส่วนใหญ่แล้วบริษัทที่พึ่งเริ่มใช้งานอีเมลบริษัทมักจะยังไม่ได้จด Domain โดยทางเราขอแนะนำเทคนิคการคิดชื่อ Domain ที่ต้องการนำไปใช้งานดังนี้ การคิดชื่อ User ที่ต้องการใช้งาน สำหรับการตั้งชื่ออีเมลนั้น สามารถตั้งตามความต้องการได้เลย แต่สำหรับท่านใดที่ยังคิดไม่ออก ทางเรามีตัวอย่างแนะนำดังนี้ บางบริษัทอาจจะตั้งชื่ออีเมลเป็นชื่อกลางแผนก เช่น [email protected], [email protected] หรือ อาจจะตั้งชื่อเป็นชื่อพนักงาน เช่น [email protected] ซึ่งท่านต้องส่งรายชื่อเหล่านั้นไปยังผู้ให้บริการเพื่อสร้างระบบรองรับไว้ การเลือกระบบอีเมลบริษัทที่ต้องการใช้งาน ปัจจุบันมีผู้ให้บริการอีเมลบริษัทจำนวนมากโดยท่านควรเลือกจากงบประมาณ และความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ […]
Google Workspace
Google Workspace คืออะไร ? Google Workspace เป็นระบบอีเมลบริษัทที่ให้บริการโดย Google ซึ่งสามารถใช้งาน Online ได้ผ่านหน้า Gmail หรือใช้งานผ่านโปรแกรมเช่น Outlook หรือ Thunderbird เป็นต้น โดยมีฟังก์ชั่นการทำงานต่างกันออกไปตาม Package โดยการทำอีเมลบริษัทระบบ Google Workspace นั้นไม่ยากเลย Google Workspace มี Package อะไรบ้าง ? Google Workspace มี Package ดังนี้ Google Workspace Business Starter มีรายละเอียดดังนี้ Google Workspace Business Standard มีรายละเอียดดังนี้ Google Workspace Business Plus มีรายละเอียดดังนี้ Google Workspace คิดราคาอย่างไร ? สำหรับ Google […]
สามารถใช้งาน Microsoft Outlook บน Web ได้อย่างไร ?
สำหรับผู้ใช้งานอีเมลส่วนใหญ่แล้ว นอกเหนือจากการใช้งานผ่านหน้า Web mail ของระบบอีเมลที่ท่านใช้งานอยู่แล้วนั้น อีกหนึ่งช่องทางที่ได้รับความนิยมลองลงมานั้นคือโปรแกรมจัดการอีเมล เช่น Microsoft Outlook ซึ่งเป็นโปรแกรม สำนักงานที่รวมอยู่ใน Microsoft Office ซึ่ง คอมพิวเตอร์ PC สำนักงานส่วนมากมีติดตั้งมาเป็นโปรแกรมเริ่มต้นเช่นเดียวกัน Word Excel Powerpoint อยู่แล้ว และผู้ใช้งานอาจเคยมีคำถามว่า ท่านจะสามารถใช้งาน Microsoft Outlook บน Web ได้หรือไม่ และได้อย่างไร ? Microsoft Outlook บน Web ใช้งานกับ อีเมลบริษัทได้หรือไม่ ? ในการ Login เข้าใช้งาน Outlook บน Web browser นั้นท่านสามารถเข้าใช้งานได้ผ่าน Web browser ที่คุณใช้งานเป็นประจำ เช่น Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge หรือ […]
สามารถใช้งาน Email Hosting ในโปรแกรม Outlook ได้หรือไม่ ?
สำหรับผู้ที่ใช้งาน Email Hosting คงสงสัยว่า Email Hosting นั้นสามารถใช้งานบนโปรแกรม Outlook ได้ไหม เพราะการใช้งานผ่านเว็บเมลนั้นอาจจะไม่คุ้นชิน ซึ่งสามารถหาคำตอบได้ในบทความนี้ Email Hosting คืออะไร ? Email Hosting คือ ระบบอีเมลองค์กร Email Hosting มีหน้าที่จัดเก็บข้อมูลในองค์กรทั้งหมดไว้ใน Email Hosting มากกว่านั้น Email Hosting ยังมีหน้าที่รับ (Receive) อีเมลจาก Server ภายนอก ส่งอีเมล (Send Mail) ไปยังปลายทาง ซึ่งระบบอีเมลองค์กรนั้นก็มีให้เลือกใช้งานอยู่หลายระบบ ระบบอีเมลองค์กรที่ได้รับความนิยมก็จะมี Google Workspace, Microsoft 365 และอีเมลบริษัทของผู้ให้บริการ Email Hosting เช่น Go Cloud ของ Technologyland โดยการทำอีเมลองค์กรนั้นไม่ยากเลย Email Hosting ใช้งานในโปรแกรม Outlook […]
ป้องกัน Email Microsoft 365 ไม่ให้เข้า Junk
เหตุใดอีเมลจึงเข้าไปอยู่ใน Junk ? ในระบบการรับอีเมลของ Email Microsoft 365 จะมีการประเมินหรือการกรองอีเมลที่ถูกส่งเข้ามายังท่านทุกฉบับโดยหากอีเมลฉบับใดที่ตัวกรองของระบบตรวจสอบแล้วมองว่าไม่ปลอดภัยต่อผู้รับหรืออีเมลฉบับดังกล่าวตรงกับเงื่อนไขที่ระบบกรองกำหนดไว้ก็จะ ถูกจัดเป็นอีเมลขยะหรือ Spam mail และถูกระบบแยกออกไปไว้ยังกล่อง Junkโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานได้รับอีเมลที่ไม่ตรงต่อความต้องการเหล่านี้จำนวนมากเกินไป ซึ่งจะช่วยป้องกันผู้ไม่หวังดีที่ต้องการจะโจมตีท่านหรือบริษัทของท่านทางอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่อย่างไรก็ตามการกรองอีเมลนี้ก็จะมีส่วนทำให้ท่านอาจไม่ได้รับอีเมลจากผู้ติดต่อจริง ๆ ที่มีการส่งอีเมลเข้ามาหาท่านโดยอีเมลดังกล่าวอาจไปเข้าเงื่อนไขของการกรองทำให้ถูกมองเป็น อีเมลขยะหรือ Spam mail และถูกย้ายมายัง Junk แทนที่จะเข้าที่ Inbox Junk คืออะไร ? Junk ในที่นี้หมายถึง กล่องข้อความที่ถูกสร้างขึ้นมาตั้งแต่ต้นเช่นเดียวกัน Inbox และ Sent โดยสร้างขึ้นมาเพื่อไว้เก็บข้อมูลอีเมลที่ถูกตัวกรองของ Email Microsoft 365 ตรวจสอบว่าเป็นอีเมล Spam mail และให้ผู้ใช้งานเปิดดูเพื่อตรวจสอบอีเมลได้ในกรณีที่ผู้ใช้งานต้องการรับอีเมลฉบับนั้น ๆ ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน Spam mail มีลักษณะอย่างไร ? อีเมลประเภท Spam mail คืออีเมลที่แฝงมัลแวร์มายัง Link หรือ ไฟล์แนบ โดยจะพยายามเขียนอีเมลให้มีลักษณะคล้ายกับอีเมลที่ผู้ใช้งานส่วนใหญ่ได้รับอยู่เป็นประจำอยู่แล้วเพื่อให้ผู้ใช้งานหลงเชื่อและกดเข้าไปยังลิงค์ […]
ทำอย่างไรหากต้องการเปลี่ยนเครื่องอุปกรณ์ที่ใช้งานอีเมลใน Outlookอยู่ ?
การใช้งานอีเมลบริษัทนั้นสิ่งที่ต้องใช้งานร่วมกันคือ โปรแกรมสำหรับใช้งานอีเมลอย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Outlook และอีกหนึ่งสิ่งที่ต้องใช้งานด้วยก็คืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อย่างเครื่องคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างมือถือ แท็บเล็ต และหากใช้งานอีเมลไปซักระยะผู้ใช้งานเกิดต้องการย้ายอุปกรณ์ที่ใช่งานอยู่ในปัจจุบันไปใช่งานยังอุปกรณ์ใหม่นั้นจะสามารถทำได้หรือไม่ และจะสามารถทำได้อย่างไร อุปกรณ์ที่รองรับการทำงานของโปรแกรม Microsoft Outlook มีอะไรบ้าง ? หากต้องการย้ายเครื่องอุปกรณ์ที่ใช้งานอีเมลอยู่ก่อนต้องทำอย่างไรบ้าง ในการย้ายนั้นต้องตรวจสอบ ณ เครื่องที่ใช้งานอยู่เดิมก่อนว่ามีการใช้งานอีเมลในโปรแกรม Outlook ไว้แบบใด ซึ่งจะมีการใช้งานที่ผู้ใช้งานเลือกใช้หลัก ๆ อยู่ 3 แบบดังนี้ ตรวจสอบการตั้งค่าในOutlook เครื่องเก่าอย่างไร ? การตั้งค่าในส่วนนี้หมายถึงการตั้งค่าของระบบอีเมลที่ Add ไว้ว่ามีการตั้งค่าแบบใดไว้ โดยจะตรวจสอบเพื่อให้ทราบว่าท่านใช้งานอีเมลแบบใดอยู่ ซึ่งจะมีความแตกต่างกันในการย้ายเครื่องการใช้งานด้วย ดังนี้ หากที่เครื่องเก่ามีการใช้งานแบบ POP3 นั้นหากท่านต้องการข้อมูลอีเมลทั้งหมดไปไว้ในเครื่องใหม่ด้วยท่านต้องทำการนำ Data File .pst ของอีเมลไปไว้ยังเครื่องใหม่และทำการเชื่อมต่อ Data File .pst เข้ายังในโปรแกรม Outlook ในเครื่องใหม่ด้วยข้อมูลจึงจะตามไปยังเครื่องใหม่อย่างครบถ้าน อีกรูปแบบนึงหากที่เครื่องเก่าท่านใช้งานแบบ IMAP ไว้นั้นท่านสามารถนำอีเมลและรหัสผ่านไป Add ลงเครื่องใหม่ได้เลยโดยไม่ต้องดำเนินการใด ๆ […]
ใช้ Email hosting บน Outlook ได้อย่างไร ?
Email hosting นั้นสามารถใช้งานได้ทั้งหน้าเว็บเมลของผู้ให้บริการ Email hosting เอง และยังสามารถนำไปใช้ในโปรแกรมอีเมล เช่น Microsoft Outlook ได้อีกด้วย ควรใช้ Email hosting บน Outlook แบบ POP3 หรือ IMAP ? POP3 เป็นโพรโทคอลที่ดึงอีเมลจาก Server ลงมาเก็บไว้ยังอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ทำการลง Email hosting นั้น ๆ ไว้ และจะส่งคำสั่งไปลบอีเมลที่ถูกดึงลงมาจาก Server ตามระยะเวลาที่ตั้งไว้ในโปรแกรมนั้น ๆ ซึ่งหมายความว่าอีเมลจะถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้งานเพียงอย่างเดียวและไม่สามารถเข้าถึงได้จากเครื่องอื่นหรือตรวจสอบผ่านเว็บเมลได้ ซึ่งข้อดีของการใช้งานแบบ POP3 นั้น คือการที่ข้อมูลถูกจัดเก็บลงในเครื่องของท่านแล้วส่งคำสั่งไปลบข้อมูลออกจาก Server จึงทำให้บริหารจัดการในส่วนของพื้นที่จัดเก็บภายในโดเมนได้ดี และจะช่วยลดการเกิดปัญหาอีเมลเต็มได้ แต่ก็จะมีข้อที่ต้องระวังอยู่ เนื่องจากเป็นการเก็บข้อมูลไว้ภายในเครื่องใดเครื่องหนึ่ง ซึ่งหากมีการนำ Email hosting นั้น ๆ ไปใช้งานในเครื่องอื่นด้วย อาจทำให้ไม่เห็นข้อมูลอีเมลบางฉบับที่ถูกเครื่องที่ 1 ดึงลงมาเก็บไว้และทำการส่งคำสั่งลบออกจากบน […]
กำหนดค่าการแจ้งเตือนอีเมล์ในโปรแกรม Outlook ได้อย่างไร ?
ในการใช้งานอีเมลบริษัทผ่านโปรแกรม Outlook นั้นบางทีมีอีเมลสำคัญส่งเข้ามาแล้วไม่มีการแจ้งเตือนบอก อาจทำให้ไม่เห็นอีเมลสำคัญหรือพลาดโอกาสสำคัญไปได้ ฉนั้นการเปิดแจ้งเตือนอีเมล์ในโปรแกรม Outlook นั้นจึงสำคัญ โดยการกำหนดค่าการแจ้งเตือนอีเมล์ในโปรแกรม Outlook สามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้ เลือกแท็บ "File" ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรม เลือก "Options" ที่อยู่ด้านล่างของเมนู เลือก "Mail" ทางด้านซ้ายมือของหน้าต่าง Options เลือกที่ช่อง "Display a Desktop Alert" ในส่วน "Message Arrival" ของหน้าต่าง Mail Options หากต้องการเปลี่ยนเสียงแจ้งเตือน เลือก "Play a sound" และเลือกไฟล์เสียงที่ต้องการใช้เป็นเสียงแจ้งเตือน คลิก "OK" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด หลังจากตั้งค่าการแจ้งเตือนแล้ว โปรแกรม Outlook จะแสดง Desktop Alert เมื่อคุณมีอีเมล์เข้าใหม่ และเสียงแจ้งเตือนจะเล่นพร้อมกับ Desktop Alert นั้น ๆ โดยเราสามารถกดที่ Desktop Alert […]
Backup ข้อมูลในโปรแกรม Outlook ทำอย่างไร ?
การใช้อีเมลบริษัทนั้นย่อมมีบางครั้งที่พื้นที่ของอีเมลนั้นเต็ม และการแก้ไขปัญหาคือการที่ต้องลบอีเมลเก่าออก แต่หากไม่สามารถลบอีเมลต่าง ๆ นั้นได้เนื่องจากเป็นอีเมลสำคัญทั้งหมด การแก้ไขอีกวิธีหนึ่งก็คือการ Backup ข้อมูลที่ไม่สามารถลบได้นั้นไว้ โดยสามารถทำตามขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอน Backup ข้อมูลในโปรแกรม Outlook เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ขึ้นมา เลือก File แล้วเลือก Open & Export เลือก Import/Export เลือก Export to a file แล้วคลิก Next เลือก Outlook Data File (.pst) และคลิก Next เลือกไฟล์ที่ต้องการสำรองข้อมูล เสร็จแล้วคลิก Next กำหนดชื่อไฟล์และตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ไว้ แล้วคลิก Finish ในกรณีที่ต้องการระบุรหัสผ่านให้กับไฟล์ที่สำรองข้อมูล ให้กรอกรหัสผ่านในช่องที่กำหนด แล้วคลิก OK เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนดังกล่าว ไฟล์ที่สำรองข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งที่คุณกำหนด โดยทั่วไปจะมีนามสกุล .pst และคุณสามารถนำไฟล์นี้ไปใช้งานบนโปรแกรม Microsoft […]