การลดขนาดไฟล์ .pst และ .ost ใน outlook

การใช้งานบัญชีอีเมล (Email) ของบริษัท นั้นแน่นอนว่ามีการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า หรือบุคคลที่สำคัญเยอะมาก ดังนั้นจึงมีจำนวนอีเมล (Email) ที่รับ-ส่ง เป็นจำนวนมากเช่นกัน เมื่อกล่องจดหมายมีขนาดใหญ่ขึ้นอาจจะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของโปรแกรมช้าในการเปิดไฟล์ (File) และข้อมูลต่างๆ แต่หลายคนก็ทราบกันดีอยู่แล้วว่าโปรแกรม Outlook นั้นมีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ (File) .pst และ .ost เพื่อสำรองข้อมูลต่างๆและลดจำนวนข้อมูลในตัวโปรแกรมได้ แต่อย่างไรก็ตาม เมื่อมีการใช้งานมากขึ้นเรื่อยๆก็ทำให้ขนาดของไฟล์ (File) มีจำนวนมากขึ้นและอาจจะเกินขีดจำกัดที่ได้มีการกำหนดเอาไว้ซึ่งจะไม่สามารถทำการรับ-ส่งอีเมล (Email) ได้

วิธีการลดขนาดไฟล์ .pst และ .ost ใน outlook

1.เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook

2.คลิกที่ "File" (ไฟล์) > จากนั้นคลิกที่ "Info" (ข้อมูล) > คลิกที่ "Account Settings" (การตั้งค่าบัญชี) > และเลือก "Account Settings" (การตั้งค่าบัญชี)

3.จากนั้นคลิกที่ "Data Files" (ไฟล์ข้อมูล)

4.ทำการเลือกไฟล์ (File) ข้อมูลของ Outlook ที่ต้องการลดขนาด > จากนั้นคลิกที่ "Settings" (การตั้งค่า)

5.จากนั้นคลิกที่ "Compact Now" (กระชับตอนนี้) อาจใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ (File) ของผู้ใช้งาน เมื่อเสร็จแล้ว คลิก "OK" (ตกลง)

เท่านี้ก็สามารถลดขนาดไฟล์ (File) .pst และ .ost ใน outlook ได้แล้ว การลดขนาดไฟล์ (File) จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Outlook ได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้คุณสามารถที่จะลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นภายในโปรแกรม Outlook ได้ เพื่อที่บางครั้งมีอีเมล (Email) ใหม่ๆ เข้ามาแล้วไม่ได้มีความจำเป็นมากนัก หรือข้อมูลอื่นๆที่ทำให้ขนาดพื้นที่ของโปรแกรมถูกใช้ไปโดยใช่เหตุ แต่ก่อนที่จะทำการลบข้อมูลใดๆออกไปจากอีเมล (Email) แล้วก็สามารถที่จะตรวจสอบก่อนว่าข้อมูลใดบ้างที่มีการใช้งานพื้นที่ในโปรแกรม Outlook และมีการใช้งานพื้นที่เท่าใด

การตรวจสอบการใช้งานขนาดพื้นที่ Email ใน Outlook

1.คลิก "File" (ไฟล์)

2.คลิก "Info" (ข้อมูล) > จากนั้นคลิกที่ "Tools" (เครื่องมือ) > เลือก "Mailbox Cleanup" (การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย)

3.คลิกที่ "View Mailbox Size" (ดูขนาดกล่องจดหมาย)

4.กล่องโต้ตอบขนาดโฟลเดอร์ (Folder) จะแสดงขนาดของแต่ละโฟลเดอร์ (Folder) ในบัญชีอีเมล (Email) ที่เลือกในปัจจุบัน เลื่อนดูและดูว่าโฟลเดอร์ (Folder) ใดใหญ่กว่าซึ่งคุณอาจต้องการลบรายการ คลิก "Close" (ปิด) เมื่อเสร็จสิ้น