Rules ใน Outlook มีประโยชน์ อย่างไร

Rules คืออะไร

Rules คือ การสร้างกฎ หรือ เงื่อนไขต่างๆใน Microsoft Outlook เพื่อที่จะทำให้การใช้งานอีเมล (Email) องค์กรของเรานั้นง่ายและสะดวกสบายมากขึ้น เพราะ Rules นั้นจะดำเนินการโดยอัตโนมัติตามที่เราได้ระบุเอาไว้ ซึ่งก็จะมีวิธีการทำแตกต่างกันออกไป

ประโยชน์ของ Rules หรือ กฎ ที่นิยมใช้ใน Outlook มีดังนี้

1.วิธีตั้ง Rules หรือ กฎ เพื่อจัดประเภทข้อความใน inbox ให้เป็นระเบียบ วิธีนี้จะทำให้อีเมล (Email) ที่ส่งมาหาเราย้ายไปตาม folder ที่เราได้กำหนดเอาไว้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้เราสะดวกสะบายมากเพราะไม่ต้องมาจัดระเบียบอีเมล (Email) เองทีหลังและยังง่ายต่อการค้นหาอีกด้วย

2.วิธีสร้างกฎเพื่อตั้งค่า Email ให้มีความสำคัญสูงอัตโนมัติใน Outlook วิธีนี้จะทำให้เราค้นหาอีเมลที่มีความสำคัญได้ง่าย เพราะแน่นอนว่าผู้ใ้ช้งานย่อมมีผู้ติดต่อเป็นจำนวนมากเมื่อมีอีเมล (Email) ส่งมาเป็นจำนวนมากๆก็จะทำให้หาอีเมล (Email) ที่เราต้องการไม่เจอ วิธีการตั้งกฎนี้จะทำโดยการกำหนดชื่อเรื่องจากผู้ติดต่อที่ส่งมาหาเราไว้ จากนั้นจะมีเครื่องหมาย Exclamation mark (!) ขึ้นหลังข้อความนั้นเพื่อให้เรารู้โดยทันทีว่าอีเมล (Email) ฉบับนี้มีความสำคัญและยังสามารถค้นหาได้ง่ายอีกด้วย

3.ลดสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นในกล่องจดหมายขาเข้าและเพื่อให้รายการที่สำคัญอยู่ด้านบนสุด

4.สามารถตั้งข้อความให้ตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้ Rules ในกรณีที่เราไม่ว่างที่จะตอบอีเมล (Email) หรือเป็นวันหยุดของบริษัทและต้องการให้ตอบกลับผู้ติดต่อก็สามารถที่จะตั้งข้อความและเวลาดังกล่าว โดยใช้ Rules ได้

5.สามารถสร้างกฎเพื่อย้ายอีเมลทั้งหมดที่ส่งไปยังกลุ่มที่เป็นสมาชิกอยู่โดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง หรือเพื่อลบข้อความทั้งหมดที่มีคำว่า "ซื้อเลย" ในหัวเรื่องได้

6.สามารถนำเข้าหรือส่งออกกฎสำหรับข้อความ Outlook เพื่อให้ผู้อื่นสามารถใช้ได้

7.สามารถสร้างกฎที่จะเปลี่ยนระดับความสำคัญของข้อความเมื่อมีเข้ามา ย้ายไปยัง folder อื่นโดยอัตโนมัติ หรือลบออกตามเกณฑ์บางอย่างได้

8.สามารถเพิ่มกฎในกล่องจดหมายที่แชร์ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ในลักษณะเดียวกับที่เพิ่มกฎในบัญชีของตนเอง แต่ว่าต้องเป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์ก่อนจึงจะสามารถเข้าถึงได้

คำสั่ง Rules อยู่ส่วนใดของ Outlook

เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook > ไปที่ "Home" > จากนั้นจะพบกับคำสั่ง "Rules"