ซิงค์บันทึกย่อ Microsoft Outlook กับ Google Workspace

รู้หรือไม่ว่าเราสามารถที่จะซิงค์ (sync) บันทึกย่อจาก Microsoft Outlook โดยการใช้ Function (GWSMO) มาเปิดดูใน Google Workspace โดยผ่าน Google Drive ได้ ซึ่งเมื่อนำมาเปิดใน Google Drive จะปรากฏเป็นไฟล์ข้อความธรรมดา ซึ่งทำให้สะดวกมากๆสำหรับใครที่ใช้งานทั้ง Google Workspace และ Microsoft Outlook

GWSMO คืออะไร

GWSMO หรือ Google Workspace sync for Microsoft Outlook คือ ปลั๊กอิน (Plugin) หรือส่วนเสริมโปรแกรมชนิดหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้ซิงค์ (sync) ข้อมูลของอีเมล (Email) กิจกรรมต่างๆในปฏิทิน รายชื่อผู้ติดต่อ โน๊ต และงานต่างๆสำหรับบัญชี Microsoft Outlook กับ Google Workspace ได้ ซึ่งจะทำให้สะดวกมากๆสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการย้ายข้อมูลไปมา หรือย้ายอย่างถาวร เพื่อที่จะไม่ต้องไปสร้างข้อมูลใหม่อีกครั้ง

แต่ก่อนที่จะทำการซิงค์ (sync) บันทึกย่อจาก Microsoft Outlook ไปยัง Google Workspace ต้องมาศึกษารายละเอียดก่อนว่าสามารถที่จะทำสิ่งใดได้บ้างเมื่อทำการเชื่อมต่อข้อมูลไปแล้วหรือไม่สามารถทำสิ่งใดได้บ้าง

สิ่งที่สามารถทำได้เมื่อทำการซิงค์ข้อมูลไปยัง Google Drive

• สามารถดูชื่อของบันทึกย่อในรายการเอกสารได้ หากในเนื้อหาของบันทึกย่อมีการใส่ข้อมูลที่สำคัญ เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ไว้ สามารถทำการค้นหาข้อมูลจากไดรฟ์ (Drive) ได้อย่างง่ายดาย
• สามารถอัปโหลด (Upload) บันทึกย่อที่ทำการแก้ไขได้ จะไม่สามารถแก้ไขบันทึกย่อได้โดยตรงจากไดรฟ์ (Drive) แต่จะต้องทำการดาวน์โหลด (Download) บันทึกย่อลงเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) จากนั้นจึงอัปโหลด (Upload) เป็นไฟล์ (File) ธรรมดากลับไปยังไดรฟ์ (Drive) ได้
• สามารถดาวน์โหลด (Download) บันทึกย่อเพื่อดูเนื้อหาได้ โดยเปิดบันทึกย่อจากรายการเอกสารจากนั้นคลิกลิงก์ (Link) เพื่อทำการดาวน์โหลด (Download) ลงเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) ซึ่งก็สามารถที่จะเปิดดูเป็นไฟล์ (File) ข้อความได้
• สามารถที่จะเก็บบันทึกย่อไว้ได้มากกว่า 1 Folder ใน Drive แต่บันทึกย่อนั้นจะยังคงมีเพียงสำเนาเดียว เมื่อทำการลบบันทึกย่อ ออกจาก Folder ใน Outlook บันทึกย่อก็จะถูกลบออกจาก Folder อื่นๆด้วย
• สามารถตั้งชื่อ Folder เป็นชื่อเดียวกันได้ Drive จะยังคงทำงานได้ปกติถึงแม้จะมีชื่อ Folder ที่ซ้ำกัน แต่ Folder เดียวกันนั้นใน Outlook จะมีชื่อที่ไม่ซ้ำกัน

สิ่งที่สามารถทำได้หรือไม่ควรทำเมื่อทำการซิงค์ข้อมูลไปยัง Google Drive

• แชร์เอกสารของบันทึกย่อ เพราะจะทำให้การซิงค์ (sync) นั้นหยุดลง เอกสารจะยังคงอยู่ใน Drive แต่ระบบจะทำการนำบันทึกย่อเดียวกันนั้นออกจาก Outlook ทั้งหมด
• อย่าทำการแปลงบันทึกย่อเป็นรูปแบบ Drive เพราะจะทำให้การซิงค์ (sync) นั้นหยุดลง
• อย่านำบันทึกย่อออกจาก Folder Notes เพราะจะทำให้การซิงค์ (sync) นั้นหยุดลง