การตั้งรหัสไฟล์ Excel ให้มีความปลอดภัยเพื่อส่ง Email

โปรแกรม Excel คืออะไร ?

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมทางด้านตารางคำนวณ หรือที่เรียกว่า เสปรดชีต (Spreadsheet) เป็นโปรแกรมในชุด Microsoft Office มีความสามารถในด้านการสร้างตาราง การคำนวณ การวิเคราะห์ การออกรายงานในรูปแบบตารางและกราฟ มีประโยชน์มากในการใช้ทำงานของบริษัท หรือแม้แต่การเรียนการสอน คุณสมบัติของ Excel นั้นมีมากมาย เช่น สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร รวมทั้งสูตรคำนวณด้านอื่นๆ, สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที, สร้างกราฟนำเสนอข้อมูล ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นกราฟแท่ง กราฟเส้น วงกลม ทั้ง 2 มิติ และ 3 มิติ มีรูปแบบต่าง ๆ มากมาย เป็นต้น อีกทั้งยังสามารถส่งต่อไฟล์ (File) งานต่างๆที่สร้างขึ้นให้กับบุคคลอื่นได้ ไม่ว่าจะเป็น ส่งต่อผ่านทางอีเมล (Email), Facebook, Line เป็นต้น

รหัสผ่านมีความสำคัญอย่างไร ?

Password หรือ รหัสผ่านนั้นถือว่ามีความสำคัญอย่างมากในการรักษาความปลอดภัยในบัญชีผู้ใช้งานหรือในระบบที่ต้องการรักษาความปลอดภัย เช่น การใส่รหัสผ่านอีเมล (Email) ขององค์กร การใส่รหัสผ่าน Facebook หรือแม้กระทั่งการใส่รหัสผ่านในโทรศัพท์มือถือ ซึ่งรหัสผ่านถือเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับการยืนยันความถูกต้องของบุคคลนั้นๆ การใช้รหัสผ่านจึงช่วยป้องกันความปลอดภัย รวมถึงช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ถ้าหากว่าผู้ใช้งานไม่ให้ความสำคัญกับการตั้งรหัสผ่านหรือใส่รหัสผ่านที่ง่ายจนเกินไปก็อาจทำให้ผู้ไม่หวังดีสามารถคาดเดาได้ง่ายและนำข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกไม่ควรและอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อตัวเจ้าของข้อมูลได้

การตั้งรหัสไฟล์ Excel มีความสำคัญอย่างไรในการส่ง Email ?

โดยทั่วไปแล้วการใช้งาน Excel ส่วนใหญ่จะไม่นิยมตั้งรหัสผ่านเท่าใดนัก เพราะการทำงานจะมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยครั้ง เช่น การคำนวณสูตรต่างๆ ซึ่งจะมีการเปลี่ยนแปลงตัวเลข หรือการใช้งานโดยทั่วไปที่ไม่ได้มีความลับเป็นพิเศษ แต่ในบางกรณีที่การใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) อาจจะมีการใช้งานหลายคนถ้าหากกังวลว่าจะมีบุคคลอื่นเข้าถึงงานของคุณโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็อาจจำเป็นที่จะต้องตั้งรหัสผ่านไฟล์ (File) งานไว้ หรือมีการส่งต่อไฟล์ (File) งานให้กับบุคคลอื่นในบริษัท หรือบุคคลภายนอก ผ่านทางอีเมล (Email) และอาจกังวลว่าผู้รับปลายทางที่คุณส่งไปจะไม่ได้เปิดอ่านอีเมล (Email) ฉบับนั้นด้วยตนเอง หรือถูกผู้ไม่หวังดีทำการขโมยข้อมูลดังกล่าว เพราะฉะนั้นหากทำการสร้างรหัสผ่านไว้ที่ไฟล์ (File) Excel ของคุณแล้วบุคคลที่จะทำการเปิดอ่านข้อมูลดังกล่าวได้ก็จะต้องมีรหัสผ่านที่ได้ทำการตั้งไว้ด้วยเช่นกัน ถ้าไม่อย่างนั้นก็ไม่สามารถที่จะเปิดอ่านข้อมูลในไฟล์ (File) นั้นได้

วิธีการตั้งรหัสไฟล์ Excel

  • เปิดโปรแกรม Microsoft Excel ขึ้นมา
  • เปิดไฟล์ (File) Excel ที่ต้องการสร้างรหัสผ่าน
  • คลิกที่ "File" (ไฟล์) > จากนั้นคลิก "Info" (ข้อมูล) > จากนั้นคลิก "Protect Workbook" (ปกป้องสมุดงาน) > เลือก "Encrypt with Password" (เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน)
  • จากนั้นทำการใส่ "Password" (รหัสผ่าน) ที่ต้องการและคลิก "OK" (ตกลง)
  • จากนั้นยืนยัน "Password" (รหัสผ่าน) อีกครั้ง และคลิก "OK" (ตกลง)
  • จากนั้นจะเห็นว่าสถานะของ "Protect Workbook" (ปกป้องสมุดงาน) เปลี่ยนไปเป็น "A password is required to open this workbook" (ต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดสมุดงานนี้) > จากนั้นคลิก "Save" (บันทึก) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
  • เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย หากครั้งต่อไปเปิดไฟล์ (File) งานขึ้นมาหรือส่งต่อให้บุคคลอื่นก็จะต้องใส่รหัสผ่านที่ได้ทำการตั้งไว้เสมอ

หากต้องการยกเลิกการตั้งรหัสผ่าน ให้ทำตามขั้นตอนข้างต้นแต่ในช่องการใส่รหัสผ่านให้เว้นว่างเอาไว้แล้วคลิก OK จากนั้นระบบจะทำการยกเลิกรหัสผ่านให้ และสถานะของ Protect Document (ปกป้องเอกสาร) ก็จะกลับสู่สถานะเดิม