ไฟล์ .pst และ .ost สำคัญอย่างไรต่อการใช้งาน Outlook

เมื่อคุณมีการใช้งานบัญชีอีเมล (Email) ของบริษัท หรือใช้บัญชีอีเมล (Email) ส่วนตัวใน Microsoft Outlook ข้อมูลที่อยู่ในบัญชีอีเมล (Email) เหล่านั้นจะถูกจัดเก็บลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) ที่คุณใช้งานอยู่ โดยคุณสมบัตินี้จะอนุญาตให้คุณเข้าถึงข้อมูลของข้อความอีเมลทั้งหมด ข้อมูลของปฏิทิน ข้อมูลของรายชื่อที่ติดต่อ รวมถึงงานต่างๆที่มีการดาน์โหลด (Download) มาก่อนหน้านี้ด้วย แต่การใช้งานบัญชีอีเมล (Email) ของแต่ละคนนั้นมีความแตกต่างกัน เช่น บางคนใช้งานบัญชีอีเมล (Email) แบบ POP ซึ่งจะจัดเก็บข้อมูลในโฟลเดอร์ (Folder) เป็นนามสกุล .pst แต่ถ้าผู้ใช้งานอีเมล (Email) เป็นแบบ IMAP จะมีการใช้โฟลเดอร์ (Folder) เป็นนามสกุล .ost บทความนี้จะมาอธิบายให้หลายคนที่สงสัยว่าไฟล์ (File) .pst และ .ost คืออะไร มีความแตกต่างกันอย่างไร

ไฟล์ .pst คืออะไร ?

ไฟล์ (File) .pst เป็นไฟล์ (File) นามสกุลที่มีการเก็บข้อมูลของบัญชีอีเมล (Email) ที่ใช้งานใน Outlook แบบ POP ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้งานอีเมล (Email) ใช้งานอยู่ การใช้งานบัญชีอีเมล (Email) แบบ POP ซึ่งเป็นชนิดทั่วไปของบัญชีผู้ใช้ที่คุณสามารถสร้างเมื่อเพิ่มบัญชีผู้ใช้อีเมล (Email) จากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) เช่น Xfinity หรือ AT&T หรือ Cox ให้ดาวน์โหลด (Download) ข้อความอีเมล (Email) ทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ (Server) จดหมายของคุณ แล้วบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ (Computer) ของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถสำรองข้อมูลหรือส่งออกรายการต่างๆจากบัญชีอีเมล (Email) ชนิดใดก็ได้ รวมทั้งยังสามารถนำเข้าข้อความในอีเมล (Email) ทั้งหมด ข้อมูลของปฏิทิน ข้อมูลของรายชื่อที่ติดต่อและข้อมูลของงานที่มีการดาวน์โหลด (Download) อื่นๆ จากไฟล์ (File) .pst ได้ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นคุณไม่สามารถที่ะจะนำเข้าข้อมูลไฟล์ (File) .pst เป็นแบบออฟไลน์ (offline) ได้ และอีกประการที่สำคัญคือ ข้อความอีเมล (Email) และรายการอื่นๆใน Outlook ที่มีการบันทึกไฟล์ (File) .pst ข้อมูลเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานในเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) ที่มีการบันทึกข้อมูลไว้เท่านั้น

ไฟล์ .ost คืออะไร ?

ส่วนใหญ่ผู้ใช้งานบัญชีอีเมล (Email) แบบ IMAP, บัญชีผู้ใช้ Microsoft 365, บัญชีผู้ใช้ Exchange และ Outlook.com จะมีการใช้ไฟล์ (File) .ost แบบออฟไลน์ (offline) ซึ่งจะใช้ควบคู่ไปกับเซิร์ฟเวอร์ (Server) Exchange ไฟล์ (File) .ost จะรักษาสำเนาออฟไลน์ (offline) ของกล่องจดหมายเซิร์ฟเวอร์ (Server) Exchange บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (Internet) ขัดข้อง คุณยังสามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลอีเมล (Email) ข้อมูลของปฏิทิน ข้อมูลของรายชื่อที่ติดต่อ รวมถึงงานต่างๆที่มีการดาวน์โหลด (Download) มาก่อนหน้านี้ทั้งหมด อีกทั้งยังสามารถที่จะอ่านและเขียนข้อความอีเมล (Email) สร้างการนัดหมายในปฏิทิน และเพิ่มรายชื่อติดต่อได้ แต่อย่างไรก็ตามคุณจะไม่สามารถทำการส่งอีเมล (Email) หรือดาวน์โหลด (Download) อีเมล (Email) ใหม่ได้จนกว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (Internet) จะกลับมา

ความแตกต่าง

ความแตกต่าง คือ ไฟล์ (File) .ost ใช้สำหรับแคช (Cache) ข้อมูลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ (Server) อีเมล (Email) ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) หากไฟล์ (File) .ost เสียหาย ผู้ใช้งานสามารถลบไฟล์ (File) ได้อย่างง่ายดาย และ Outlook จะดาวน์โหลด (Download) รายการทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ (Server) โดยอัตโนมัติอีกครั้ง