วิธีการใช้ Address Book เพิ่ม/ลบ/แก้ไข รายชื่อผู้ติดต่อ บนโปรแกรม Outlook

ประโยชน์และความสำคัญของ Contacts โปรแกรมช่วยของ MS Outlook

Contacts คือ เครื่องมือช่วยใน Microsoft Outlook ที่ช่วยจัดเก็บรายชื่อ รายละเอียดต่าง ๆ ที่อยู่บุคคลต่าง ๆ ที่เราต้องการเก็บเป็นข้อมูล ทำให้เกิดการใช้งานที่ง่ายขึ้น สามารถแยกเป็น Folder ที่ติดต่อสำหรับที่ทำงาน ที่บ้าน กลุ่มเพื่อน กลุ่มลูกค้า และตามความพอใจของคุณ และยังใส่รูปภาพ ให้แก่ แต่ละรายชื่อได้อีกด้วย ลองคิดดูว่า ถ้าคุณมีสมุด Friends Ship มีรายชื่อเพื่อนมากมาย แต่ไม่รู้ว่าจะติดต่อเพื่อนได้อย่างไร ประโยชน์ของ Contacts ก็คือ สามารถทำให้คุณทราบรายละเอียดของเพื่อนเพิ่มเติมได้ว่า อยู่ที่ใหน เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้อื่น ๆ เบอร์คุณพ่อ คุณแม่ ทำให้การติดต่อ หรือ การค้นหา ทำได้ง่าย เพราะข้อมูลครบ จึงทำให้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงาน

มาดูวิธีการเพิ่ม Contacts ใน Address Book กัน

1. ทางด้านล่างซ้ายมือ จะเป็นโปรแกรมช่วย ต่าง ๆ ซึ่งที่เราจะทำการใช้งานก็คือในส่วนของ ที่ติดต่อ(Address Book)

2. ต้องการบันทึก Contacts ใหม่ ในด้านขวาจะปรากฏพื้นที่ว่าง ให้ทำการ ดับเบิล Click จะมีหน้าต่างให้เรากรอกข้อมูลต่าง ๆ ลงไป

3. เมื่อกรอกข้อมูลจนครบแล้ว หรือ โน๊ตเนื้อหาเกี่ยวกับผู้ติดต่อเสร็จ ให้ทำการคลิก บันทึกแล้วปิด ในคำสั่งด้านบนซ้าย จากนั้นข้อมูลจะถูก Save แล้วปิดลง

4. จากนั้นในส่วนของ Contacts จะปรากฏ คล้าย ๆ กระดาษโน๊ต อยู่ทางพื้นที่ด้านขวา โชว์เกี่ยวกับรายละเอียดเบื้องต้น ชื่อ ชื่อบริษัท ตำแหน่ง

5. หากต้องการแก้ไข Contacts ให้ทำการดับเบิลคลิก รายชื่อนั้น แล้วจะปรากฏหน้าต่างกรอกข้อมูลเหมือนตอนเช่น การสร้าง Contact ใหม่ จากนั้นคลิกคำสั่ง บันทึกแล้วปิด ข้อมูลก็จะเปลี่ยนแปลงไป
   ตามที่คุณแก้ไข

ในหน้าต่างของการกรอกข้อมูลผู้ใช้สามารถบันทึกข้อมูลได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษแล้ว
หลังจากบันทึกข้อมูลเสร็จแล้ว หากต้องการเก็บประวัติในรูปแบบเอกสาร ผู้ใช้ยังสามารถสั่งพิมพ์ Contacts ในรูปแบบของรายงานได้อีกด้วย