การตั้ง Folder ใหม่และ ย้ายอีเมล์ไปยัง Folder ที่เราสร้างในโปรแกรม Outlook ทำอย่างไร

การตั้ง Folder ใหม่ในโปรแกรม Outlook

ในหนึ่งวันสำหรับการใช้งานอีเมล์ในระบบอีเมล์เซิฟเวอร์ เราจะได้รับอีเมล์เข้ามาในกล่องจดหมายหลายรูปแบบ ซึ่งบางฉบับนั้น ก็เกี่ยวข้องกับงานของเรา บางฉบับก็เป็นการส่งแบบโปรโมทสินค้าบ้าง ขายของบ้าง หรือเราอยากจะได้รายชื่อของผู้ที่มาติดต่อ เพื่อง่ายต่อการค้นหา และเป็นการแยกหมวดหมู่อย่างเป็นระบบใน Outlook มีการสร้างความสามารถพิเศษ ในการ incoming mail ให้แต่ละรายชื่อเมล์ที่เรากำหนดไว้ เข้าไปยัง Folder ที่เรากำหนด ตามประเภท หรือตามความต้องได้โดยอัตโนมัติ

เราจะมาอธิบายวิธีการสร้าง Folder แบบวิธีง่าย ๆ กัน

1. เลือกในหัวข้อของ จดหมายขาเข้า คลิกขวา แล้วเลือกคำสั่ง "สร้างโฟลเดอร์"

2. พอคลิกเลือก สร้างโฟลเดอร์ เสร็จแล้ว จะมี BOX ขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้กำหนดการตั้งชื่อของ Folder ดังรูป

3. ในด้านล่างของ จดหมายขาเข้า จะปรากฏ Folder ขึ้นพร้อม กับชื่อที่ผู้ใช้ได้ตั้งไว้
(ผู้เขียนได้ยกตัวอย่าง Folder ทดสอบ)

4. ในส่วนของขั้นตอนที่ 4 จะเป็นการตั้งค่าให้ Mail ที่เราเลือกนั้นเข้ามาอยู่ใน Folder ที่เรากำหนดไว้
คลิกขวาที่ เมล์ที่เราต้องการย้าย แล้วเลือกมาที่ ย้ายไปยังโฟลเดอร์

5. เมื่อคลิกหัวข้อ ย้ายไปยังโฟลเดอร์ แล้ว จะปรากฏ Dialog Box ย้ายรายการ ขึ้น ให้เลือก Folder ที่เราต้องการย้าย แล้วคลิก ตกลง

6. เพียงเท่านี้ อีเมล์ ฉบับที่คุณเลือกก็จะเข้ามาอยู่ใน Folder ที่คุณ ตั้งไว้

เพียงเท่านี้คุณก็สามารถมี Folder ไว้จัดแยกข้อมูลของอีเมล์ได้แล้ว อย่างเช่น แยกรายชื่อ จากบริษัทที่ติดต่อ แยกอีเมล์ที่ไม่ประสงค์เช่น อีเมล์จาก Social อีเมล์การขายสินค้า อีเมล์แสปม อีเมล์ของคุณก็จะมีความเรียบร้อยมากขึ้น ดูสะอาดตา ค้นหาอีเมล์ได้สะดวก จะทำให้การจัดการของคุณง่ายและสะดวกรวดเร็วมากขึ้น