การตั้งรหัสไฟล์ PDF ให้มีความปลอดภัยเพื่อส่ง Email

ไฟล์ PDF คืออะไร ?

Portable Document Format หรือ PDF คือไฟล์ (File) ประเภทหนึ่งที่สร้างมาจากโปรแกรมประเภท PDF Creater สมัยก่อนจะรู้จักไฟล์ PDF ในชื่อของไฟล์ Acrobat เพราะถูกพัฒนาขึ้นจากทีมงานของ Adobe ด้วยโปรแกรมที่ชื่อ Adobe Acrobat ไฟล์ (File) PDF เหมาะที่จะใช้สำหรับ การทำเอกสารตัวอย่าง, ใบเสนอราคา,การทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากไฟล์ (File) ที่ได้มีคุณภาพสูง ไม่ผิดเพี้ยนจากต้นฉบับ ไฟล์ (File) PDF นั้นเหมาะอย่างยิ่งกับเอกสารที่ต้องการส่งต่อไปให้บุคคลอื่น หรือต้องการนำไฟล์ (File) งานที่ทำเสร็จแล้วไปเปิดในคอมพิวเตอร์ (Computer) เครื่องอื่น เพราะหลายคนคงประสบกับปัญหาที่ว่านำไฟล์ (File) งานไปเปิดแล้วตัวอักษรผิดเพี้ยน ไม่อยู่ในตำแหน่งเดิมที่จัดวางเอาไว้ หรือ ต้องการให้บุคคลที่ได้รับไฟล์ (File) งานนั้นอ่านเอกสารนี้เพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เพราะด้วยคุณสมบัติของไฟล์ (PDF) นั้นคือ แก้ไขรายละเอียดของเอกสารไม่ได้และยังรักษารูปแบบของเอกสารเดิมไว้ได้อย่างดี

รหัสผ่านมีความสำคัญอย่างไร ?

Password หรือ รหัสผ่านนั้นถือว่ามีความสำคัญอย่างมากในการรักษาความปลอดภัยในบัญชีผู้ใช้งานหรือในระบบที่ต้องการรักษาความปลอดภัย เช่น การใส่รหัสผ่านอีเมล (Email) องค์กร การใส่รหัสผ่าน Facebook หรือแม้กระทั่งการใส่รหัสผ่านในโทรศัพท์มือถือ ซึ่งรหัสผ่านถือเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับการยืนยันความถูกต้องของบุคคลนั้นๆ การใช้รหัสผ่านจึงช่วยป้องกันความปลอดภัย รวมถึงช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ถ้าหากว่าผู้ใช้งานไม่ให้ความสำคัญกับการตั้งรหัสผ่านหรือใส่รหัสผ่านที่ง่ายจนเกินไปก็อาจทำให้ผู้ไม่หวังดีสามารถคาดเดาได้ง่ายและนำข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกไม่ควรและอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อตัวเจ้าของข้อมูลได้

การตั้งรหัสไฟล์ PDF มีความสำคัญอย่างไรในการส่ง Email ?

ถึงแม้ว่าไฟล์ (File) PDF นั้นจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในเอกสารได้ แต่ก็ยังสามารถถูกขโมยข้อมูลจากผู้ไม่หวังดีได้ เช่น การถ่ายรูป หรือการนำข้อมูลไปพิมพ์ใส่เอกสารอื่น โดยทั่วไปข้อมูลในไฟล์ (File) PDF ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลที่มาจากเอกสารของ Microsoft word, Microsoft excel, Microsoft powerpoint เป็นต้น ซึ่งเอกสารดังกล่าวอย่างที่ทราบกันดีว่าถูกใช้ส่วนใหญ่ในการทำงานที่มีทั้งความสำคัญและไม่สำคัญ ซึ่งไฟล์ (File) เอกสารต่างๆสามารถส่งต่อให้กับบุคคลอื่นได้ หรือเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) ของคุณได้ซึ่งถ้าหากคุณไม่มีการป้องกันเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญ เอกสารเหล่านั้นก็สามารถถูกเปิดโดยผู้ใดก็ได้ เช่น เมื่อคุณทำการส่งไฟล์ (File) PDF ให้กับลูกค้าทางอีเมล (Email) ซึ่งมีความสำคัญมากแต่ไม่ได้มีการป้องกันใดๆ หากเกิดเหตุไม่คาดคิดถูกแฮกข้อมูลไปก็อาจทำให้เกิดความเสียหายตามมาทีหลังได้ แต่ถ้ามีการป้องกันโดยการใส่รหัสผ่านไว้ในไฟล์ (File) PDF ที่มีข้อมูลสำคัญแล้วนั้นหากบุคคลอื่นต้องการเปิดดูข้อมูลก็ไม่สามารถทำได้เพราะว่าการจะเปิดดูข้อมูลได้นั้นต้องใส่รหัสผ่านตามที่ได้ตั้งค่าเอาไว้ก่อน

วิธีการตั้งรหัสผ่านไฟล์ PDF โดยใช้ Microsoft Office

สำหรับวิธีนี้เหมาะสำหรับบุคคลที่ไม่มีโปรแกรม Adobe Acrobat หรือไม่ได้มีไฟล์ (File) เอกสาร PDF ไว้อยู่แล้ว ซึ่งวิธีนี้จะใช้เอกสารจากโปรแกรม Microsoft Office เช่น Word, Excel, Powerpoint ซึ่งสามารถบันทึกเป็นไฟล์ (File) PDF ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านได้

1.เปิดไฟล์ (File) จาก Microsoft Office ของคุณ

2.จากนั้นไปที่ "File" > คลิก "Save As" (บันทึกเป็น) > คลิกที่ "Browse" (เรียกดู)

3.จากนั้นในช่อง "Save as type" (บันทึกเป็นประเภท) ให้เลือกเป็น PDF

4.คลิก "Options" (ตัวเลือก) > จากนั้นคลิกที่ "Encrypt the document with a password" (เข้ารหัสเอกสารด้วยรหัสผ่าน) > จากนั้นคลิก "OK" (ตกลง)

5.ใส่ Password (รหัสผ่าน) ที่คุณต้องการ และยืนยัน Password (รหัสผ่าน) อีกครั้ง > จากนั้นคลิก "OK" (ตกลง)

6.จากนั้นคลิก "Save" (บันทึก) เมื่อทำการเปิดไฟล์ (File) ระบบก็จะให้ใส่ Password (รหัสผ่าน) ทุกครั้ง