การตั้งรหัสไฟล์ word ให้มีความปลอดภัยเพื่อส่ง Email

Microsoft Word คืออะไร ?

Microsoft Word (ไมโครซอฟท์ เวิร์ด) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ Microsoft พัฒนาขึ้น จะรวมอยู่ในชุดโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office ทั้งหมด ในปัจจุบันการใช้งานโปรแกรม Microsoft Word เป็นไปอย่างแพร่หลาย ตั้งแต่นักเรียน นักศึกษา อาจารย์ รวมทั้งในสำนักงานและบริษัทต่างๆ เพราะโปรแกรมนี้ช่วยให้สร้างเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุดๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย รายงาน บทความ ประวัติย่อและยังสามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังสามารถใส่รูปภาพ ตาราง การแบ่งคอลัมน์ของหน้ากระดาษหรือตาราง การปรับขนาดตัวอักษรเล็ก-ใหญ่ การใส่สีตัวอักษรและอื่นๆอีกมากมาย ที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารที่ทำเสร็จแล้วส่งต่อให้บุคคลอื่นได้อีกด้วย

รหัสผ่านมีความสำคัญอย่างไร ?

Password หรือ รหัสผ่านนั้นถือว่ามีความสำคัญอย่างมากในการรักษาความปลอดภัยในบัญชีผู้ใช้งานหรือในระบบที่ต้องการรักษาความปลอดภัย เช่น การใส่รหัสผ่านอีเมล (Email) องค์กร การใส่รหัสผ่าน Facebook หรือแม้กระทั่งการใส่รหัสผ่านในโทรศัพท์มือถือ ซึ่งรหัสผ่านถือเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับการยืนยันความถูกต้องของบุคคลนั้นๆ การใช้รหัสผ่านจึงช่วยป้องกันความปลอดภัย รวมถึงช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ถ้าหากว่าผู้ใช้งานไม่ให้ความสำคัญกับการตั้งรหัสผ่านหรือใส่รหัสผ่านที่ง่ายจนเกินไปก็อาจทำให้ผู้ไม่หวังดีสามารถคาดเดาได้ง่ายและนำข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกไม่ควรและอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อตัวเจ้าของข้อมูลได้

การตั้งรหัสไฟล์ Word มีความสำคัญอย่างไรในการส่ง Email ?

โดยทั่วไปแล้วการใช้งาน Word ไม่จำเป็นต้องตั้งรหัสผ่านใดๆเพราะใช้งานแค่พิมพ์เอกสาร หรือการทำงานต่างๆที่ไม่ได้เป็นความลับมากนัก แต่ในบางกรณีเอกสารนั้นมีข้อมูลเป็นความลับมากๆ เช่น ข้อมูลส่วนตัวของบริษัท การส่งเอกสารราชการ การส่งเอกสารที่สำคัญผ่านทางอีเมล (Email) คุณอาจจำเป็นที่ต้องป้องกันข้อมูลโดยการตั้งรหัสผ่าน เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่ส่งไปทางอีเมล (Email) นั้นได้ถูกส่งถึงผู้รับปลายทางที่คุณต้องการแล้ว เพราะถ้าเอกสารไม่ได้ถูกเปิดโดยผู้รับที่คุณตั้งใจส่งให้ผู้รับดังกล่าวก็จะไม่สามารถเปิดเอกสารได้เพราะต้องใส่รหัสที่คุณได้ทำการตั้งไว้ในเอกสารก่อน การทำแบบนนี้เพื่อป้องกันเมื่อถูกผู้ไม่หวังดีมาขโมยข้อมูล การตั้งรหัสผ่านก็ถือว่าเป็นเกราะป้องกันอีกชั้นหนึ่งให้คุณได้

วิธีการตั้งรหัสไฟล์ Word

• เปิดโปรแกรม Microsoft word ขึ้นมา

• เปิดเอกสารที่คุณต้องการสร้างรหัสผ่าน จากนั้นไปที่ "File" (ไฟล์) > คลิกที่ "Info" (ข้อมูล) > คลิกที่ "Protect Document" (ปกป้องเอกสาร) > จากนั้นเลือก "Encrypt with Password" (เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน)

• จากนั้นให้ใส่ Password (รหัสผ่าน) ตามที่ต้องการ > จากนั้นคลิก "OK" (ตกลง)

• จากนั้นใส่ Password (รหัสผ่าน) อีกครั้ง และคลิก "OK" (ตกลง)

• จะเห็นว่าสถานะของ Protect Document (ปกป้องเอกสาร) เปลี่ยนไปเป็น "A Password is required to open this document" (ต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดเอกสารนี้) จากนั้นคลิก "Save" (บันทึก) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

• หลังจากบันทึกเรียบร้อยแล้วเมื่อจะเปิดไฟล์ (File) ที่ทำการตั้งรหัสผ่านเอาไว้ระบบก็ถามหารหัสผ่านก่อนทุกครั้ง

หากต้องการยกเลิกการตั้งรหัสผ่าน ให้ทำตามขั้นตอนข้างต้นแต่ในช่องการใส่รหัสผ่านให้เว้นว่างเอาไว้แล้วคลิก OK จากนั้นระบบจะทำการยกเลิกรหัสผ่านให้ และสถานะของ Protect Document (ปกป้องเอกสาร) ก็จะกลับสู่สถานะเดิม