ตารางนัดหมาย Email Microsoft 365 ใน Outlook

ตารางนัดหมายคืออะไร

ตารางนัดหมายหรือที่รู้จักในนาม calendar เป็นที่นิยมในการสร้างแจ้งเตือนสำหรับหัวหน้าองค์การในการนัดประชุมหรือนัดรวมเพื่อแจ้งข่าวสารองค์กรแบบ online ซึ่งถือว่าเป็นระบบที่ดีมากเพราะการแจ้งเตือนนี้จะส่ง Email ไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้เลยโดยผู้สร้างการประชุมไม่ต้องเดินไปบอกผู้ร่วมประชุมแต่ละคนซึ่งแต่ก่อนถือว่ายากต่อการควมคุมหากเป็นองค์การที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากและหากอยู่นอกสถานที่องค์กรผู้เข้าร่วมประชุมก็ยังสามารถได้รับข่าวสารได้อย่างครบถ้วนและใช้เวลาในการประชาสัมพันธ์หรือนัดหมายไม่นานมากไปกว่านั้นยังบอกรายละเอียดการประชุมและกำหนดเวลาในการประชุมได้อย่างชัดเจน

ทำไมต้องใช้งานตารางนัดหมาย

สะดวกต่อการนัดประชุมในองค์กร กรณีที่มีองค์กรขนาดใหญ่สามารถใช้ระบบตารางนัดประชุมหรือ Calendar ช่วยนัดประชุมให้กับบุคคลในการองค์และส่ง email เพื่อแจ้งเตือนจะถือว่าเป็นระบบและรัดกุมมากกว่าการแจ้งผ่านแบบเอกสารหรือบอกผู้ประชุมแบบตัวต่อตัว ซึ่งจะเป็นการสื่อสารที่ผิดพลาดได้และยังประหยัดเวลามากกว่าการทำเอกสารแจกผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อแจ้งรายละเอียดแต่เมื่อมีระบบ online สามารถแจ้งรายละเอียดเวลาและสถานที่ผู้ประชุมได้รวมเร็วเพียงแค่มีการสร้างการประชุมผ่าน Microsoft 365 ปฏิทินหรือ Calendar

วิธีตั้งตารางนัดหมาย Microsoft 365 ใน outlook

Login User ที่ใช้งาน Microsoft 365

เลือกจุด 9 จุดมุมซ้ายมือ>แสดงแอปทั้งหมด

เลือกแอปปฏิทิน

เลือกวันที่ที่ต้องการตั้งนัดหมาย และใส่ข้อมูลดังนี้

1.เพิ่มชื่อเรื่องในการนัดหมาย เช่น ประชุม27/7/2022

2.เชิญ Email ผู้เข้าร่วมประชุม

3.กำหนดวันที่ที่ต้องการนัดหมาย/เวลาเริ่ม และ เวลาสิ้นสุดการประชุมหรือนัดหหมาย

4.กดบันทึก

ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับ Email นัดหมายเพื่อเป็นการยืนยันการนัดหมายประชุมผ่าน Microsoft Team