ตั้ง Auto Reply Microsoft 365 ทำอย่างไร
Auto Reply คืออะไร Auto reply หรือที่เข้าใจกันทั่วไปคือข้อความตอบกลับอัตโนมัติเป็นการตั้งขึ้นมาเพื่อบ่งบอกหรือแจ้งข้อมูลข่าวสารกันภายในองค์กรหรือภายนอกซึ่งส่วนใหญ่จะใช้งานกรณีที่ไม่ได้ใช้ Email นั้นหรือมีการลาพักร้อน ลากิจ หรือ ลาป่าว เพื่อบ่งบอกให้ผู้ส่งที่ส่ง Email มาหานั้นรับทราบว่าผู้ใช้งาน Email นี้ได้ลาออกจากองค์กร หรือลาพักร้อนซึ่งระบบ MS365 สามารถตั้ง Auto Reply แบบกดหนดวันที่เริ่มและวันที่ต้องการยกเลิก Auto Reply ได้ด้วยซึ่งถือว่าสะดวกต่อผู้ใช้งานที่ไม่ต้องห่วงว่าถ้ามาทำงานแล้วต้องไปยกเลิก Auto Reply อีกและป้องกันกรณีที่ลืมยกเลิก Auto Reply ด้วย ทำไมต้องใช้ Auto Reply เพื่อบ่งบอกว่าผู้ใช้งาน Email ที่กำลังส่งหานั้นมีการเปลี่ยน Email การติดต่อหรือมีการลาพักร้อน รวมถึงการลาออกจากองค์แล้วถือว่าฟังก์ชั่นนี้สร้างความสะดวกสบายต่อ Admin และผู้ใช้งานเป็นอย่างมากเพราะถ้าไม่มีฟังก์ชั่นนี้ผู้ใช้งานต้องประกาศให้ผู้รับส่ง Email ที่สนทนาด้วยรับรู้แต่มองในภาพรวมองค์กรผู้ติดต่อสื่อสารมีจำนวนมาก ไม่สามารถประกาศหรือแจ้งให้ทุกคนรู้ได้ซึ่งถือว่าเป็นการพลาดต่อผลประกอบการองค์กรได้ ยกตัวอย่างเช่น ได้ราคาพิเศษ Email ที่เคยติดต่อไม่ได้ใช้งานแล้วผู้ส่งก็ไม่รู้และไม่ได้ส่งราคาพิเศษให้ เป็นต้น วิธีการตั้ง Auto Reply Microsoft 365 […]
เพิ่มแก้ไขและลบรายชื่อผู้ติดต่อ Microsoft 365
รายชื่อผู้ติดต่อคืออะไร รายชื่อผู้ติดต่อที่รู้จักกันทั่วไปในการใช้งานระบบ Email Microsofr 365 ก็คือ Contact ใช้ในการติดต่อสื่อสารเพราะการใช้งานระบบ Email จะต้องมี contact หรือรายชื่อจำนวนมากโดยผู้ใช้งานส่วนใหญ่จะบันทึกเป็นหมวดหมู่หรือบริษัทที่มีการติดต่อเพื่อง่ายต่อการส่ง Email ในครั้งถัดไปและค้นหาง่ายกรณีที่ต้องการส่ง Email อย่างเร่งด่วนถ้าหากพิมพ์ Email อาจจะทำให้เสียเวลาและเกิดความผิดพลาดสูงถ้าพิมพ์ตกไปจะทำให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรได้ด้วยเพราะฉะนั้นการบันทึกรายชื่อผู้ติดต่อหรือ Contact ถือว่าจำเป็นและมีประโยชน์มากต่อการใช้งานระบบ Email ธุรกิจและยังเป็นที่นิยมมาจนปัจจุบัน รายชื่อผู้ติดต่อมีประโยชน์อย่างไร 1.ง่ายต่อการค้นหาเนื่องจากหากมีการติดต่อ Email จำนวนมากถ้าไม่มีรายชื่อผู้ติดต่อ(Contact)จะทำให้ทำงานค่อนข้างยากและลำบาก 2.ป้องกันการผิดพลาดในกรณีที่พิมพ์ Email ผิดโดยไม่มีการบันทึก Contact จะทำให้ Email ส่งไม่ถึงปลายทางบันที 3.ประหยัดเวลาหากมี Contact หรือรายชื่อผู้ติดต่อผู้ใช้งานเพียงแค่พิมพ์ตัวอักษรขึ้นต้นของรายชื่อระบบจะกรองเฉพาะ Email ที่เกี่ยวข้องขึ้นมาให้ทำให้ประหยัดเวลากว่าการพิมพ์ Email เต็มๆ 4.จัดสัดส่วนได้ง่ายเช่นผู้ใช้งานบันทึกหมวดหมู่รายชื่อเป็นในนามองค์กรจะง่ายต่อการค้นหาเป็นอย่างมาก วิธีการเพิ่ม/แก้ไข และลบรายชื่อผู้ติดต่อใน Outlook Microsoft 365 วิธีการเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อ(Contact)ใน Outlook Microsoft 365 เลือกจุด9จุดมุมซ้ายบนสุด เลือกหัวข้อบุคคล เลือกหัวข้อรายการที่ติดต่อของคุณ เลือก +สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ […]