ตั้ง Auto Reply Microsoft 365 ทำอย่างไร

Auto Reply คืออะไร

Auto reply หรือที่เข้าใจกันทั่วไปคือข้อความตอบกลับอัตโนมัติเป็นการตั้งขึ้นมาเพื่อบ่งบอกหรือแจ้งข้อมูลข่าวสารกันภายในองค์กรหรือภายนอกซึ่งส่วนใหญ่จะใช้งานกรณีที่ไม่ได้ใช้ Email นั้นหรือมีการลาพักร้อน ลากิจ หรือ ลาป่าว เพื่อบ่งบอกให้ผู้ส่งที่ส่ง Email มาหานั้นรับทราบว่าผู้ใช้งาน Email นี้ได้ลาออกจากองค์กร หรือลาพักร้อนซึ่งระบบ MS365 สามารถตั้ง Auto Reply แบบกดหนดวันที่เริ่มและวันที่ต้องการยกเลิก Auto Reply ได้ด้วยซึ่งถือว่าสะดวกต่อผู้ใช้งานที่ไม่ต้องห่วงว่าถ้ามาทำงานแล้วต้องไปยกเลิก Auto Reply อีกและป้องกันกรณีที่ลืมยกเลิก Auto Reply ด้วย

ทำไมต้องใช้ Auto Reply

เพื่อบ่งบอกว่าผู้ใช้งาน Email ที่กำลังส่งหานั้นมีการเปลี่ยน Email การติดต่อหรือมีการลาพักร้อน รวมถึงการลาออกจากองค์แล้วถือว่าฟังก์ชั่นนี้สร้างความสะดวกสบายต่อ Admin และผู้ใช้งานเป็นอย่างมากเพราะถ้าไม่มีฟังก์ชั่นนี้ผู้ใช้งานต้องประกาศให้ผู้รับส่ง Email ที่สนทนาด้วยรับรู้แต่มองในภาพรวมองค์กรผู้ติดต่อสื่อสารมีจำนวนมาก ไม่สามารถประกาศหรือแจ้งให้ทุกคนรู้ได้ซึ่งถือว่าเป็นการพลาดต่อผลประกอบการองค์กรได้ ยกตัวอย่างเช่น ได้ราคาพิเศษ Email ที่เคยติดต่อไม่ได้ใช้งานแล้วผู้ส่งก็ไม่รู้และไม่ได้ส่งราคาพิเศษให้ เป็นต้น

วิธีการตั้ง Auto Reply Microsoft 365

Login User,Password ของ Account 365>เลือก Outlook Online

เลือกรูปเฟืองมุมขวาบน>ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด

เลือกข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

เลื่อนแทบเปิดการตอบกลับอัตโนมัติ โดยสามารถเลือกแบบตั้งเวลาเริ่มและสิ้นสุดได้ และสามารถเลือกส่งภายในองค์กรหรือส่งภายนอกองค์กรได้เช่นกัน

จากนั้นเขียนข้อความและกดบันทึกแทบสีฟ้าด้านล่างสุด