ทำไม Email Server/Hosting หรือ SMTP ถึงมีการจำกัด การส่งต่อวัน ?

Email Server/Hosting ทำไมถึงต้องมี Limit การส่งต่อชั่วโมง และต่อวัน

มีคนจำนวนมากที่ใช้ อีเมล์บริษัท เพื่อใช้ในการสื่อสารติดต่อธุรกิจอย่างถูกต้อง ตามวัตถุประสงค์ของผู้ให้บริการ Email Server/Hosting คือใช้เพื่อความสะดวกในการสื่อสาร

แต่มีคนจำนวนหนึ่ง ใช้งาน Email Server/Hosting ไปในทางที่ผิดวัตถุประสงค์ของการใช้ อีเมล์บริษัท ที่ถูกต้อง ซึ่งคนเหล่านี้จะพยายามที่จะส่ง Email จำนวนมหาศาลเพื่อโฆษณา (Spam mail) ไปยังกลุ่มบุคคล หรือ Email ที่ตนเองไม่ได้รู้จัก หรือ เรียกว่า Bomb Mail

สิ่งเหล่านี้เป็นข้อกังวล ของผู้ให้บริการ Email Server เป็นอย่างมาก เพราะอะไรเราลองมาดูจากภาพประกอบกัน

สาเหตุที่ผู้ให้บริการ Email Hosting จำกัด ปริมาณการส่งของคุณ โดยส่วนใหญ่แล้วจะกำหนด
ไม่ให้ Email ในทั้ง Domain ของตนเองเกิน 300 ฉบับต่อวัน เนื่องจาก หากให้ผู้ใช้บริการสามารถส่งได้เยอะกว่านี้
ผู้ให้บริการ Email Hosting จะติด IP ของผู้ส่งจะติด Blacklist ทำให้ผู้ใช้งานทั้งหมดไม่สามารถส่ง Email ไปหา Gmail, Yahoo, Hotmail หรือ อีเมล์อื่นๆ ที่มีมาตรฐานความปลอดภัยสูงได้

แล้วถ้าบริษัทของฉัน เป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มี User เป็นพัน จะทำอย่างไร ?

เมื่อผู้ให้บริการ Email Hosting มีการจำกัดปริมาณการส่งต่อชั่วโมงและต่อวัน แล้วในองค์กรขนาดใหญ่ ที่มี User เป็นพันๆคน ภายใต้ Domain เดียวกัน แสดงว่าคนเป็นพันๆคนนั้น ทั้งหมด สามารถส่ง Email ได้รวม ไม่เกิน 300 ฉบับต่อชั่วโมง หรอ มันดูผิดหลัก Logic มากเลย เราต้องประหยัดการส่ง Email ออก, แล้วจะมี Email บริษัท ไปทำไมกัน เรามีทางออก สำหรับองค์กรใหญ่ๆ ที่มี User มากกว่า 200 ขึ้นไปดังนี้

ผู้ให้บริการ Email Server สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดๆ ก็จะไม่ยอมให้ Email Server 1 เครื่อง ส่ง อีเมล์ได้มากกว่า 300 ฉบับ แน่นอนเพราะมันเกิดความเสี่ยงที่จะติด IP Blacklist ตามที่กล่าวไปข้่างต้น หรือ พูดในเชิงเทคนิค คือ
ไม่ให้ 1 Domain ใช้ SMTP เดียวในการส่ง (ในเคสที่เป็นองค์กรขนาดใหญ่)

เราจึงขอยกตัวอย่างการทำงานของ Email Server ในองค์กรขนาดใหญ่

ผู้ให้บริการ Email Server จะต้องมี SMTP หลายๆ ตัว ยกตัวอย่าง บริษัท คุณมี User ทั้งหมด 900 คน ผู้ให้บริการ Email Hosting อาจจะมี SMTP สำหรับส่งอีเมล์ไว้ 3 ตัวซึ่งอาจจะต้องวางแผนกับทีม IT ของหน่วยงานนั้นๆ ว่าพฤติกรรมของ User แต่ละกลุ่ม มีการใช้งานอย่างไรโดยอาจจะวางแผนได้ดังนี้

1. SMTP1 หรือ Email Server ตัวแรก ให้อีเมล์ของฝ่าย HR ใช้งาน ซึ่ง User ในกลุ่มนี้ จะมีการส่ง Email ต่อวันมากที่สุด เช่น [email protected] คนเดียว ในทุกๆเช้าอาจจะต้องส่งข่าวประกาศไปหา User ทั้งองค์กร ก็ 900 ฉบับ แล้ว ผู้ให้บริการ Email Server อาจจะมีการยอมให้ SMTP Server ตัวที่ 1 สามารถส่งได้ต่อวันมากสุด คือ 3,000 ฉบับ (และที่ยอมให้ถึงขนาด 3,000 นั้น) เพราะว่ารูปแบบการสื่อสารนั้นเป็นการสื่อสารภายในถึง IP จะติด Blacklist ก็เกิดผลกระทบน้อย คือ ไม่สามารถส่งไปยัง Email อื่นๆ เช่น Hotmail, Gmail, Yahoo ได้ แต่ก็ยังสื่อสารกับบุคคลภายในได้
2. SMTP2 อาจจะกำหนด Limit การส่งต่อวันอยู่ที่ 2,000 ฉบับ ต่อวัน เพื่อรองรับ User ที่มีการใช้งาน มากปานกลาง (โดยในกรณีที่ IP ติด Blacklist) ใน SMTP2 นั้นอาจจะมี IP 2 ตัว คือ พร้อมสำรองทันทีในกรณีที่ IP ตัวแรก ติด Blacklist เพราะการกำหนดให้ถึง 2,000 ฉบับ/วัน/Domain ก็ถือว่ามีความเสี่ยงที่จะติด Blacklist
3. SMTP3 อาจจะกำหนด Limit การส่งอยู่ที่ 200 ฉบับต่อ ชั่วโมง และรวมทั้ง Domain ต้องไม่เกิน 300 ฉบับต่อชั่วโมง ซึ่งให้ SMTP3 นั้นชัวร์ๆ ว่ายังไงก็ไม่ติด Blacklist เพราะได้มีการจำกัดไว้แล้ว

เหตุผลอะไรที่ทำไมผู้ให้บริการถึงต้องกลัวขนาดนั้น

ภาพอธิบายเพิ่มเติมข้อ1 บางครั้ง User ไม่ได้มีความตั้งใจที่จะส่ง Email ออกไปจำนวนเยอะๆ
แต่บางทีการติดไวรัสก็ทำให้่ User เหล่านั้นส่ง Email ออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจ

1. บางที User เหล่านั้น ไม่ได้มีความตั้งใจที่จะ Bomb Mail คือ ใช้งานภายใต้กฏและนโยบายที่ถูกต้อง แต่บางที ไวรัสบางตัว มันดันไปส่ง Email ให้อัตโนมัติ หาก Email Server ไม่มีการ Limit การส่งไว้ มันก็หมายถึง Email Server ตัวนี้กำลังส่ง Spam ไปยัง Email อื่นๆ อย่างอัตโนมัติ ทำให้ ติด Blacklist ในที่สุด

2. ผู้ให้บริการต้องการให้การใช้งานของ User เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพราะในเชิงเทคนิคแล้ว จะสามารถกำหนดปริมาณการส่งเป็น Unlimited เลยก็ได้ แต่ผู้ที่เดือดร้อนที่สุดคือ User นั่นเอง เพราะหาก SMTP ตัวนี้ติด Blacklist ขึ้นมา คุณก็ไม่สามารถติดต่อบุคคลภายนอกได้เลย

3. เป็นการบริหารความเสี่ยงของความเสถียร ซึ่งผู้ให้บริการต้องการกระจาย SMTP ไปหลายๆตัว เพราะหากเกิดเหตุสุดวิสัยที่ควบคุมไม่ได้ ใน SMTP Server ใด Server หนึ่งขึ้นมาจริงๆ อย่างน้อย User อื่นๆ ที่ไม่ได้ใช้ SMTP ตัวนี้ก็ยังสามารถทำงานต่อไปได้