การใช้งานอีเมล์สำหรับธุรกิจโรงแรมช่วยลดการทุจริต หรือ การโกง ของลูกน้องและพนักงานได้อย่างไร

การทุจริตก็เหมือน การบอกว่า ส้มลูกไหน เปรี้ยว ที่อยู่ในสวนส้ม

ที่เราเปรียบเทียบอย่างนี้เพราะเรากำลังบอกว่า ก็เหมือนกับสวนส้ม ที่ส้มส่วนใหญ่มักจะหวาน แต่มันก็มีบางลูกที่เปรี้ยวและเป็นส่วนน้อย

สำหรับธุรกิจโรงแรม กระบวนการทางธุรกิจเกือบทั้งหมด แทบต้องใช้คนในการให้บริการ ต่างจากธุรกิจอื่นๆ ที่อาจจะมีเครื่องจักร ในการทุ่นแรง และมีคำพังเพยที่มักได้ยินคุ้นๆหูคือ "คนยิ่งเยอะ เรื่องยิ่งมาก" ซึ่งมันก็ถือเป็นเรื่องปกติ

แต่หาก "คนยิ่งเยอะ แต่มีคนที่คอยโกงโรงแรมด้วย" มันคงไม่ถือว่าเป็นเรื่องปกติของเจ้าของโรงแรมแล้วแหละ เพราะการทุจริตและการโกงอาจจะทำให้ความมั่นคงของโรงแรมคุณที่ใช้เงินมหาศาลสร้าง นั้นถึงกับเจ๊งไปเลยก็ได้ โดยการทุจริตและการโกงของพนักงานโรงแรมที่พบได้บ่อย คือ

1. การโกงเงินเล็กๆน้อยๆ
2. การขโมยข้าวของเครื่องใช้
3. ขโมยอุปกรณ์พื้นฐานที่ควรให้แก่ลูกค้า เช่น น้ำยาอาบน้ำ ไปถึงสบู่, แปรงสีฟัน ฯลฯ
4. การเอาข้อมูลลูกค้าไปขายให้กับโรงแรมคู่แข่ง
5. การเอาข้อมูลลูกค้าไปใช้ในทางที่ผิด

สำหรับข้อ 4-5 เป็นเรื่องที่ค่อนข้างร้ายแรงที่อาจจะส่งทำให้ธุรกิจของคุณนั้นเสียหายมหาศาล

โรงแรมในประเทศไทยในระดับ 2-3 ดาว อาจเกิดความเสี่ยง

จากประสบการณ์ตรงของผู้เขียนที่ได้มีโอกาสเดินทางไปยังสถานที่ท่องเที่ยวต่างๆในประเทศไทย และ ส่วนใหญ่ก็พักในโรงแรมระดับกลาง คือ 2-3 ดาว รวมถึงได้มีโอกาสเข้าไปให้คำปรึกษาด้านเทคโนโลยีต่างๆ พบว่า

โรงแรมส่วนใหญ่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารข้อมูลด้วย "อีเมล์"

• อีเมล์ส่วนมากทั้งโรงแรมใช้อีเมล์แค่อันเดียวเช่น [email protected] เป็นต้น
• เมื่อมีพนักงานลาออก คนอื่นก็ไม่รู้ Password เลย และ เป็นอย่างนี้จริงๆ
• พนักงานคนที่เหลือ ก็ต้องมานั่งเดา Password เดาได้ก็รอด ไม่ได้ ก็ต้องสมัครใหม่ เสร็จแล้วก็ต้องประกาศให้ลูกค้าและผู้ติดต่อใหม่ทั้งหมด

อีเมล์ 1 อีเมล์ ใช้กันทั้งโรงแรม

• เท่ากับว่าข้อมูลของทั้งองค์กร พนักงานทุกคนรู้หมดทุกเรื่อง
• ตั้งแต่ข้อมูลของลูกค้า (ซึ่งลูกค้าก็คงไม่ต้องการให้พนักงานคนอื่นรู้กันเยอะๆ เพราะเป็นข้อมูลส่วนตัว)
• ข้อมูล ต้นทุน ในการดำเนินธุรกิจด้านโรงแรม
• รายได้ ในการดำเนินธุรกิจ
• และ ยังรับรู้อีก ว่าคุณได้กำไร หรือขาดทุนกี่บาท

ให้ความสำคัญต่อการใช้งานอีเมล์ในโรงแรมกันหน่อยดีมั้ย

• ควรจะสร้าง Email@บริษัท แยกเป็นฝ่ายไปเลยเช่น [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]
• เมื่อเราแยกอีเมล์ออกเป็นฝ่ายๆ แล้ว ก็แสดงว่า พนักงานแต่ละคนก็ควรจะรู้ข้อมูลที่ตนเองควรรู้เท่านั้น
• เมื่อพนักงานแต่ละคน รู้แต่ข้อมูลที่ตนเองต้องรู้ มันก็ช่วยให้คุณลดความเสี่ยง ด้านข้อมูลได้มากเลยทีเดียว
• แต่หากเป็นไปได้คุณอาจจะแยกอีเมล์ให้แก่พนักงานแต่ละคนไปเลย เช่น [email protected], [email protected] เป็นต้น นาย a ก็ได้รับรู้ข้อมูลที่ควรจะรับรู้ และ ทำให้ทำงานง่ายด้วย