Mail Server องค์กร คือ อะไรและจะซื้อที่ไหนดี

Mail Server องค์กร

Mail Server มีหน้าที่ทำงานเก็บข้อมูลอีเมล์ไว้ใน Harddisk ของ Server ตนเอง นอกจากนั้นมันยังมีหน้าที่ในการรับและส่งอีเมล์ แต่สำหรับการใช้ Mail Server องค์กรนั้นมันคงต้องมีความฉลาดและมีความสามารถที่มากกว่า Mail Server ทั่วไปอย่างแน่นอน เพื่อทำให้องค์กรของคุณนั้นสามารถใช้อีเมล์ในการติดต่อสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งการใช้ Mail Server นั้นก็แบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้

1. ติดตั้ง Mail Server ที่องค์กรตนเอง (On Premise) วิธีนี้จะเหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือ มีพนักงานในบริษัทที่ต้องการใช้ Email มากกว่า 1,000 Account ขึ้นไป
   
2. เช่า Mail Server จากผู้ให้บริการ (On Cloud) หากคุณเลือกใช้บริการเช่า Mail Server จากบริษัทที่ให้บริการ จะทำให้คุณลดต้นทุนในการซื้อเครื่อง Server และค่าบำรุงรักษาได้เป็นอย่างมาก ซึ่งวิธีนี้จะเหมาะสำหรับธุรกิจ SME ไปจนถึงธุรกิจขนาดกลาง
   

การใช้ Mail Server องค์กร ต่างกับการใช้ฟรีอีเมล์อย่างไร ?

จุดเด่นและเป็นรูปธรรมมากที่สุดสำหรับการใช้งาน Mail Server องค์กรนั้น คือ ทำให้คุณมีอีเมล์ @ชื่อบริษัท ของคุณเอง ซึ่งเป็นความแตกต่างอย่างชัดเจนที่ ฟรีอีเมล์ต่างๆให้คุณไม่ได้ เช่น หากคุณใช้ฟรีอีเมล์ คุณก็จะได้เป็น @gmail, @yahoo.com, @hotmail.com, และ ไม่เหมาะสำหรับในการติดต่อธุรกิจที่ต้องใช้ความเป็นทางการหรือความน่าเชื่อถือค่อนข้างสูง

Mail Server จะทำให้องค์กรคุณได้อะไรบ้าง

เป็นคำถามสุดจะคลาสสิกสำหรับผู้บริหาร หรือ เจ้าของธุรกิจต่างๆ เมื่อ จะเช่าหรือจะซื้ออะไราสักอย่าง คงไม่แปลกที่คุณจะมีคำถามในใจว่าฉันจะได้อะไรจากมัน การที่คุณใช้ Mail Server องค์กรจะทำให้คุณได้ประโยชน์ดังนี้

1. มีอีเมล์เป็น @ชื่อบริษัท ของตนเอง, ซึ่งตรงนี้ค่อนข้างมีความสำคัญมาก สำหรับความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจ
   
2. ถ้ามีปัญหาคุณก็สามารถปรึกษาผู้ให้บริการ Mail Server ได้ทันที เพราะคุณเสียเงิน
   
3. ทำให้คุณสามารถควบคุมข้อมูลภายในองค์กร ให้เป็นในสิ่งที่ควรเป็นได้ เพราะคุณสามารถสั่งระงับการใช้งาน Email ของพนักงานได้ทันที หากพนักงานคนนั้นลาออก และข้อมูลก็ไม่ได้ถูกแอบขโมยไป

วิธีเลือกซื้อ Mail Server องค์กร

1. ชื่อก็บอกอยู่แล้วว่า เป็น Mail Server องค์กร ดังนั้นคุณควรเลือกซื้อกับบริษัท ที่มีความน่าเชื่อถือ เพราะการใช้อีเมล์นั้น เป็นการสื่อสารหลักของทุกธุรกิจ ซึ่งคุณอาจจะต้องจ่ายเงินแพงกว่า แต่ก็เป็นสิ่งที่จำเป็น
   
2. ต้องสามารถติดต่อผู้ให้บริการ Mail Server ได้ตลอดเวลา ง่าย และรวดเร็ว การใช้ระบบอีเมล์สำหรับองค์กรนั้นมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งที่ระบบ Mail Server ต้องมีความเสถียร หรือมีปัญหาน้อยที่สุด แต่หากมีปัญหาจริงๆ คุณควรติดต่อผู้ให้บริการได้
   
3. ผู้ให้บริการต้องไม่เอาข้อมูลคุณไปขาย คุณมักจะได้ยินเรื่องการ Hack หรือนำข้อมูลที่เป็นความลับของหน่วยงานสำคัญๆ ของโลกมาแฉ สิ่งเหล่านี้เรียกว่าความปลอดภัย ดังนั้นผู้ให้บริการ Mail Server ของคุณต้องมีการป้องกันข้อมูลไม่ให้โดน Hack และที่สำคัญ ไม่นำข้อมูลของคุณไปขาย

ผู้ให้บริการต้องมีประสบการณ์จริงๆ

เพราะการทำงานของ Mail Server นั้นมีความซับซ้อนสูงมาก และผู้รับบริการก็ต้องการการให้บริการหลังการขายอยู่ตลอดเวลา หากผู้ให้บริการไม่มีประสบการณ์หรือไม่มีทีมงานที่มีคุณภาพช่วยดูแลหลังการขายอาจจะทำให้คุณนั้นปวดหัวอย่างแน่นอน