ย้าย Email Microsoft 365 ไปยัง Folder ที่ต้องการ

Rule คืออะไร

rule หรือที่เรารู้จักกันดีคือกฏในโปรแกรม Outlook 365 เป็นการตั้งค่าเพื่อคัดแยกหรือกรอง Email ขาเข้าให้ลง Folder ที่ต้องการโดยจะตั้งค่าได้ในโปรแกรม Outlook 365 ซึ่งถือว่าเป็นการอำนวยความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งานกรณีที่มี Email ขาเข้าเป็น 1000 ฉบับต่อวันในการติดต่อสื่อสารระดับองค์กรจะทำให้ผู้ใช้งานต้องมาหา Email จากผู้ส่งต่างๆอีกทำให้เสียเวลาในการค้นหา email อย่างมากทำให้การตั้ง Rule หรือ ตั้งกฎจะเป็นที่นิยมกับการใช้งานระบบ Email องค์กรเป็นอย่างมาก

ประโยชน์ของการตั้ง Rule

ประโยชน์ของ Rule หรือ กฏในโปรแกรม Outlook 365 ช่วยกรอง Email แต่ละผู้ส่งเข้าใน Folder ที่ต้องการเพื่อง่ายในการใช้งานหรือค้นหาและทำให้ง่ายต่อการติดต่อสื่อสารทาง Email องค์กรมากกว่านั้นคือประหยัดเวลาในการค้นหา Email เนื่องจากการรับเข้า Email แต่ละคนมีจำนวนมากเช่น Email กลาง Email หัวหน้าฝ่าย การตั้งกฎหรือ Rule สามารถกรอง Email ให้เข้า Folder ตามที่ต้องการเช่นตั้งเป็น Folder แผนก หรือ Folder บริษัทคู่ค้าถือว่าป็นประโชยน์ต่อผู้ใช้งานและได้รับความนิยมต่อการใช้งาน Email องค์กร

วิธีการตั้ง Rule เพื่อย้าย Email ไปยัง Folder ที่ต้องการ

Login User ที่สมัคร Microsoft Office 365

สร้าง Folder ที่ต้องการเก็บข้อมูลไว้ก่อนเลือกที่ Folderใหม่ จากนั้นใส่ชื่อที่ต้องการ

จากนั้นเลือก รูปเฟืองมุมขวาบน

จากนั้นเลือก ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด

จากนั้นเลือก จดหมาย > กฏ

เลือกเพิ่มกฏใหม่

จากนั้นตั้งค่า ดังนี้

1.ตั้งชื่อ Rule

2.เพิ่มเงื่อนไขจาก Email ผู้ส่งที่ต้องการให้เข้า Folder

3.เลือกย้ายไปยัง Folder ที่ตั้งไว้

4.กดบันทึก Rule

เวลา Email ผู้ส่งที่ตั้งค่าไว้ส่งเข้ามาจะเข้า Folder ตามที่เราได้ตั้งค่า Rule หรือกฏไว้

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วจะปรากฏ Rule ที่ตั้งค่าไว้โดยผู้ใช้งานจะสามารถเปิดหรือปิด Rule ให้ทำงานหรือไม่ก็ได้หรือมีการแก้ไข Rele จะสามารถเข้ามาที่หน้า กฏ