อีเมลบริษัทคืออะไร (Business Email)

สำหรับในยุคปัจจุบันหลายคนก็คงจะทราบดีเกี่ยวกับอีเมล (Email) หรือ Electronic-Mail ว่าเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร รับ-ส่ง ข้อมูลต่างๆหากันทั้งในการติดต่อสื่อสารกันผ่านทางอีเมล (Email) ส่วนตัว การส่งงานการบ้านให้กับอาจารย์ โดยสามารถที่จะติดต่อสื่อสารกันได้ตลอดเวลาเพียงแค่คุณมีอินเทอร์เน็ต (Internet) เท่านั้น ซึ่งมีความสะดวกสบายมากกว่าการส่งจดหมายทางไปรษณีย์แบบสมัยก่อนซึ่งใช้เวลาค่อนข้างนานอย่างด่วนที่สุดต้องใช้เวลาอย่างน้อย 1-3 วันกว่าปลายทางจะได้รับจดหมายซึ่งทำให้เสียเวลาเป็นอย่างมาก แต่การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีเมล (Email) นั้นใช้เวลาเพียงแค่เสี้ยววินาทีคุณก็สามารถที่จะส่งข้อความ ไฟล์ (File) หรือรูปภาพต่างๆไปยังผู้รับปลายทางได้แล้ว แต่รู้หรือไม่ว่าบริการอีเมล (Email) ที่ใช้กันโดยทั่วไปนั้นเป็นบริการแบบฟรี Email ซึ่งผู้ใช้งานโดยทั่วไปสามารถที่จะใช้บริการได้แบบฟรี ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีกับผู้ใช้งานที่ไม่ได้ใช้ในการติดต่อธุรกิจที่สำคัญมากนัก ซึ่งผู้ให้บริการแบบฟรี Email อาทิ เช่น Hotmail, Gmail หรือ Yahoo เป็นต้น แต่ในทางธุรกิจหรือการติดต่อสื่อสารกันในนามบริษัท การใช้บริการแบบฟรี Email อาจจะไม่เหมาะสมมากนักเพราะอาจทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ อีกทั้งการติดต่อสื่อสารกันในเรื่องที่สำคัญกับบริษัทคู่ค้า หรือลูกค้าที่มีความสำคัญ ข้อมูลบางอย่างก็อาจจะไม่ปลอดภัยมากนัก ซึ่งหลายคนก็ยังไม่ทราบเกี่ยวกับอีเมล (Email) บริษัท ว่าคืออะไร ทำไมถึงจำเป็นต้องใช้ หรือมีข้อดีอะไรบ้าง ซึ่งบทความนี้จะมาแนะนำให้ผู้ใช้งานได้ทราบและเป็นความรู้ในการนำไปใช้ในด้านธุรกิจของตนเองได้

อีเมลบริษัทคืออะไร ?

อีเมลบริษัท หรือ Business Email นั้นเป็นการใช้งาน Email ในนามของบริษัทโดยสามารถที่จะตั้งชื่ออีเมล (Email) ที่ลงท้ายด้วยชื่อบริษัทของคุณได้ เช่น [email protected] ซึ่งจะต่างจากฟรี Email ที่เป็นโดเมนฟรี Email ทั่วไป เช่น Hotmail, Gmail หรือ Yahoo ซึ่งจะไม่ระบุถึงตัวตนหรือชื่อบริษัทของคุณและในการติดต่อธุรกิจกับลูกค้าคนสำคัญจะดูไม่มีความน่าเชื่อถือเท่าที่ควร

ปัญหาด้านความปลอดภัยของอีเมลบริษัท

ความปลอดภัยในการใช้งานอีเมลบริษัทถือเป็นสิ่งที่สำคัญมากปัญหาหนึ่งที่เกิดขึ้นบ่อยมาก คือ การถูกปลอมแปลงอีเมลบริษัท เนื่องจากผู้ให้บริการไม่มีประสบการณ์หรือตั้งค่าด้านความปลอดภัยทางเทคนิคไม่ถูกต้อง เช่น SPF Record, DMARC เป็นต้น และอาจจะทำให้อีเมลบริษัทถูกปลอมแปลง เป็นต้น

อีเมลบริษัททำงานอย่างไร ?

การใช้งานอีเมล (Email) บริษัท หรือ Business Email จะทำให้การทำงานของคุณมีความสะดวกสบายมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้คุณให้การบริการอีเมล (Email) ต่างๆกับลูกค้า บริษัทที่คุณต้องติดต่อธุรกิจด้วยเป็นประจำได้อย่างดียิ่งขึ้นโดยมีการทำงานต่างๆดังต่อไปนี้

• คุณจะสามารถตั้งชื่ออีเมล (Email) ที่ลงท้ายเป็นชื่อบริษัทของคุณได้ เช่น [email protected] ซึ่งในการติดต่อสื่อสารเมื่อลูกค้าต้องการส่งอีเมล (Email) เรื่องต่างๆเข้ามาหาคุณ การตั้งชื่ออีเมล (Email) เป็นชื่อบริษัทนอกจากจะทำให้ลูกค้าจำได้ง่ายแล้วยังทำให้บริษัทของคุณดูมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นอีกด้วย
• การใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัท นั้นจะไม่มีโฆษณามารบกวน หรือข่าวสารที่นอกเหนือจากอีเมล (Email) ของลูกค้า หรืออีเมล (Email) ของบริษัทที่คุณติดต่อด้วย เพราะการที่มีข่าวสารไม่เกี่ยวข้องเข้ามาอาจทำให้อีเมล (Email) ของคุณไม่ปลอดภัยและถูกแทรกแซงจากบุคคลที่สามได้
• คุณสามารถจัดการแบ่งชื่อที่อยู่อีเมล (Email) ตามแผนกงานต่างๆได้ เช่น [email protected] หรือการจัดการระบบต่างๆตามที่คุณต้องการได้เพื่อการติดต่อสื่อสารที่สะดวก รวดเร็วและการบริการที่ดี อีกทั้งหากคุณมีการจัดการระบบหลังบ้านของคุณได้ดีแล้วการให้บริการลูกค้าทางระบบหน้าบ้านก็จะดีตามและยังสามารถที่จะส่งผลให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้ดียิ่งขึ้น
• การส่งข้อความที่สำคัญหรือการส่งอีเมล (Email) ที่สำคัญเดิมๆไปหาลูกค้าหากคุณไม่ได้ใช้อีเมล (Email) ของบริษัท อีเมล (Email) เหล่านั้นอาจจะถูกจัดว่าเป็น สแปมเมล (Junkmail) หรืออีเมล (Email) ขยะ เพราะถูกส่งมาจากแหล่งที่ไม่มีความน่าเชื่อถือมากพอ อาจจะทำให้คุณพลาดโอกาสในการตอบกลับจากลูกค้าได้ดีเท่าที่ควร
• ในการใช้งานอีเมล (Email) นั้นแน่นอนว่าความปลอดภัยถือเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ เพราะว่าในการติดต่อสื่อสารกันไม่ว่าจะภายในองค์กร หรือการติดต่อกันระหว่างบริษัทกับลูกค้านั้นจะมีข้อมูลที่เป็นความลับ และข้อมูลที่ถ้าหากถูก Hack ไปได้แล้วอาจจะเกิดความเสียหายที่ประเมินค่าไม่ได้ตามมา แต่ถ้าหากคุณใช้งานอีเมล (Email) บริษัทจะมีตัวช่วยที่ช่วยคัดกรองอีเมล (Email) ต่างๆให้กับบริษัทของคุณได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังจัดการบล็อคอีเมล (Email) สแปมที่ส่งมาหาคุณซ้ำๆได้อีกด้วย
• ในอีเมล (Email) โดยทั่วไปนั้นจะมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้เพียง 15 GB แต่สำหรับการใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัทนั้นพื้นที่เพียงเท่านี้อาจจะไม่เพียงพอต่อการจัดเก็บข้อมูล เอกสารต่างๆ รวมถึงในปัจจุบันมีการติดต่อสื่อสารกันโดยใช้วิดีโอเป็นส่วนใหญ่ แต่ถ้าหากคุณใช้งานอีเมล (Email) บริษัท คุณจะได้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่สูงสุดถึง 1 TB ซึ่งมีจำนวนพื้นที่ที่เยอะมากที่เพียงพอในการจัดเก็บข้อมูล
• การใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัทนั้นคุณจะได้รับระบบควบคุมการทำงานของบริษัท ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ว่ามีการรับ-ส่ง อีเมล (Email) จากลูกค้าอย่างไรบ้าง และพนักงานในบริษัทตอบกลับไปอย่างไรบ้าง ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำงานเพื่อตรวจสอบการทำงานของพนักงานซึ่งหากเกิดข้อผิดพลาดคุณจะสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้ทันที

ใครควรมีอีเมลบริษัท ?

การใช้งานอีเมล (Email) บริษัท นั้นเหมาะสำหรับเจ้าของบริษัท เจ้าของกิจการ ต่างๆ ที่ควรมีอีเมล (Email) บริษัทเอาไว้เพื่อติดต่อสื่อสารกับลูกค้าหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทหรือกิจการของตนเอง โดยการทำอีเมลองค์กรนั้นไม่ยากเลย

ปัญหาของอีเมลบริษัทคืออะไร ?

ในการใช้งานไม่ว่าอะไรก็ตามเมื่อมีข้อดีก็ย่อมที่จะมีข้อเสียตามมา การใช้งานอีเมล (Email) บริษัท ก็เช่นกัน ถ้าหากผู้ประกอบการหรือเจ้าของบริษัทไม่ทราบทั้งในข้อดีและข้อเสียในการใช้งานก็อาจจะนำไปสู่ความเสียหายที่ตามมาในภายหลังได้ ซึ่งข้อเสียในการใช้งานอีเมล (Email) บริษัท มีดังนี้

• เปลืองพื้นที่ค่อนข้างมาก เพราะในการใช้งานอีเมล (Email) บริษัท จะได้รับอีเมล (Email) ในแต่ละวันเป็นจำนวนมาก ซึ่งส่งผลให้พื้นที่ Host เต็ม และจะส่งผลกระทบไปยังพื้นที่ Website ต่างๆอีกด้วย
• เสี่ยงถูกโจมตีจากผู้ไม่หวังดี โดยการที่อาจจะส่งอีเมล (Email) เข้ามาเป็นจำนวนมากๆ เช่น ส่งอีเมล (Email) เข้ามาเป็นล้านฉบับในเวลาเพียง 1 นาที ซึ่งจะส่งผลทำให้พื้นที่ Host เต็ม อีกทั้งจะไปกินหน่วยความจำจนทำให้ Server ล่มได้
• ใช้พื้นที่ใน Server ตัวเดียวกับ Website หมายความว่าถ้า Email ถูกโจมตีจากผู้ไม่หวังดีจนเกิดความเสียหาย Website ก็จะใช้งานไม่ได้เช่นกัน
• หากคุณเลือกผู้ให้บริการอีเมล (Email) บริษัทที่ไม่มีคุณภาพ อาจจะส่งผลให้บริษัทคุณเกิดความเสียหายได้ เช่น หากบริษัทดังกล่าวทำข้อมูลของคุณสูญหายก็จะทำให้ธุรกิจของคุณเกิดความสูญเสียอย่างมหาศาล ซึ่งคุณควรเลือกผู้ให้บริการอีเมล (Email) บริษัท ที่มีการ Backup (สำรอง) ข้อมูลของคุณไว้ตลอดเวลา เพื่อที่ในกรณีฉุกเฉินจะสามารถเรียกข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้ได้

อีเมลบริษัทใช้งานอย่างไร ?

• ใช้งานผ่านโปรแกรม Thunderbird หรือ Outlook ซึ่งเป็นที่นิยมใช้งาน เพราะสามารถแจ้งเตือนเมื่อมี Email ใหม่ๆ เข้ามา

• ใช้งานผ่าน Webmail เช่น Internet Explorer, Firefox, Google Chrome ฯลฯ ซึ่งสามารถตรวจสอบอีเมล (Email) บริษัท ได้เช่นกัน เพียงแค่คุณใส่ Username (ชื่อผู้ใช้) และ Password (รหัสผ่าน) ใน Website ที่ผู้ให้บริการแจ้งมาเท่านั้น

• ใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือ โดยสามารถใช้ได้ทั้งในระบบ IOS และ Android ใช้งานผ่าน App ที่ชื่อว่า Mail ซึ่งคุณสามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลาเพียงแค่มี อินเทอร์เน็ต (Internet) เท่านั้น

• ใช้งานผ่าน Tablet ซึ่งมีความสะดวกสบายเพราะมีหน้าจอที่ใหญ่กว่าในโทรศัพท์มือถือ ซึ่งสามารถตรวจสอบอีเมล (Email) บริษัท และ อ่านข้อความได้อย่างชัดเจน

อย่างไรก็ตามก่อนการใช้งานในโปรแกรมต่างๆข้างต้นจะต้องได้รับอนุญาตในการเข้าใช้งานอีเมล (Email) บริษัท จากบริษัทก่อน เพราะบริษัทบางที่ไม่อนุญาตให้พนักงานเข้าใช้งานอีเมล (Email) ในอุปกรณ์ส่วนตัวเนื่องจากความปลอดภัย และต้องขอคำแนะนำอย่างดีจากเจ้าหน้าที่ IT หรือเจ้าหน้านี้ Support ก่อน

การใช้งานอีเมลบริษัทมีผู้ให้บริการอะไรบ้าง ?

ในการเลือกใช้บริการอีเมล (Email) ของบริษัทนั้น จำเป็นต้องเลือกใช้บริการจากบริษัทที่น่าเชื่อถือ มีความมั่นคง และสามารถให้คำปรึกษากับคุณในเรื่องต่างๆได้เป็นอย่างดี ซึ่งบริษัทที่จะขอแนะนำมีดังต่อไปนี้

• Google Workspace จาก Gmail
• Microsoft 365 จาก Hotmail
• GoCloud ระบบอีเมลจากเทคโนโลยีแลนด์

บทความที่เกี่ยวข้อง

อีเมลองค์กร & บริษัทคืออะไร ทำอย่างไร ? - โดยเทคโนโลยีแลนด์ 15 ปี

รวบรวมบทความด้านอีเมลองค์กรและระบบอีเมลบริษัท (Coporate Email) และให้บริการระบบอีเมลโดย บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด บริษัทผู้เชี่ยวชาญที่ก่อตั้งมามากกว่า 15 ปี

ระบบอีเมลบริษัทองค์กร (Business Email)