วิธี Export contacts ใน Address Book ให้เป็นไฟล์ *.csv
การ Export contacts เพื่อที่จะได้ทำการ backup หรือ การนำข้อมูลรายชื่อที่ติดต่อไปใช้ประโยชน์ต่าง ๆ เช่น Import เข้าสู่โปรแกรมอื่น สามารถทำตามขั้นตอนดังนี้ วิธี Export contacts ใน Address Book ให้เป็นไฟล์ *.csv ไปที่ แฟ้ม จากนั้นเลือก เปิด คลิกไปที่ นำเข้า เลือก ส่งออกไปที่แฟ้ม (Export to a file) เลือก ค่าที่มีการแบ่งโดยเครื่องหมายจุลภาค (Windows)หรือ Comma Separated Values (Windows) เลือก Folder ที่ต้องการส่งออก คือ ที่ติดต่อ เลือกตำแหน่งปลายทางที่ต้องการเก็บไฟล์ คลิก เสร็จสิ้น รอไฟล์ Export เสร็จไฟล์ที่โหลดเสร็จจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ปลายทางที่เราเลือกไว้
การ Import Contacts จากไฟล์ .CSV หรือ .vCard ลงบนโปรแกรม Outlook 2013
แม้ว่าเราจะมีรายชื่อผู้ติดต่อหรือ Contacts อยู่ในระบบอีเมล์ใดก็ตาม เราสามารถที่จะ Export ไฟล์นั้นออกมา แล้ว Import ไปยังระบบอีเมล์ทุกระบบ อย่างโปรแกรม MS Outlook ก็มีขั้นตอนการ Import ไฟล์ไม่ยากนัก สามารถทำตามภาพประกอบได้ดังนี้ เปิดโปรแกรม Outlook ไปที่ File เลือก Open&Export และคลิก Import/Export เลือก Import from another program or file กด Next เลือก Comma Separated Values และกด Next กด Browse เลือกไฟล์ที่จะ Import (.CVS, vCard) กด OK เลือกโฟลเดอร์ที่จะนำเข้า - Contact กด Next กด Finish รายชื่อจะถูกนำเข้าเสร็จแล้ว […]
วิธีตั้งค่าลบข้อความในอีเมล์ เพื่อให้พื้นที่ความจุอีเมล์ไม่มีวันเต็ม (POP)
การใช้กล่องจดหมายใน Microsoft Outlook ทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพในการรับจดหมายเข้า เมื่อคุณมีการรับจดหมาย (Email) เข้าทุก ๆ วัน ปริมาณการรับจดหมายก็เพิ่มยิ่งขึ้น ทำให้การรับอีเมล์ในระบบอีเมล์เซิฟ ได้รับช้า หรือ อาจมีการเด้งกลับ เพราะกล่องจดหมายเต็ม Microsoft Outlook มีความสามารถในการจัดการเกี่ยวกับกล่องจดหมายขาเข้าของคุณ และยังสามารถทำได้เองอัตโนมัติอีกด้วย ก็คือการตั้งลบ หรือ จัดเก็บอัตโนมัติ คือ เมื่อกำหนดการลบถาวร หรือ จัดเก็บจดหมายขาเข้าอัตโนมัติ ทำให้พื้นที่ในการจัดเก็บมีปริมาณเหลือเพื่อรับจดหมายเข้าตลอด สามารถกำหนดเวลา การลบได้เอง ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่อง INBOX เต็มอีกต่อไป วิธีตั้งค่าลบข้อความอัตโนมัติมีดังนี้ เปิดโปรแกรม MS Outlook ในส่วนของ Folder กล่องจดหมายขาเข้าให้คลิกขวาเลือกที่ คุณสมบัติ หน้าต่าง คุณสมบัติ กล่องจดหมายเข้า เลือกไปที่แถบ เก็บถาวรอัตโนมัติเราจะกำหนดได้ว่าต้องการให้ล้างรายการเก่าในช่วงเวลากี่เดือนที่ผ่านมาหรือกำหนดได้ว่า จะจัดเก็บ หรือ จะลบทิ้งถาวรได้
ทำไมถึงส่งอีเมล์ไม่ได้ ต้องตั้งค่าอย่างไรใน Outlook และทำอย่างไรหาก Port 25 โดน Blocked
ผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Outlook มักพบปัญหาเรื่องของการส่งอีเมล์ไม่ได้ ไม่รู้ว่าสาเหตุใด ปัจจัยที่ทำให้อีเมล์ส่งออกไม่ได้มีอยู่เพียงไม่กี่ปัจจัยหลักๆ เป็นเพราะการตั้งค่า Port ของ Outgoing Mail Server เป็น Port ที่มักจะถูก Firewall ของผู้ดูแลระบบอินเตอร์เน็ตบางเจ้า ISP (Internet Service Provider) Blocked การใช้งานไว้ทำให้ไม่สามารถใช้งานได้ เพราะว่าเป็นการป้องกัน Spam Mails ให้กับผู้ใช้งาน โดยส่วนใหญ่ Port ที่จะถูก Firewall กั้นไว้คือ Port: 25 ดังนั้นผู้ใช้ที่มีปัญหาเรื่องของการส่งอีเมล์ไม่ออก อีกปัจจัยหนึ่งจะเป็นเรื่องการตั้งค่า Port ผู้เขียนจะแนะนำให้ตั้งค่าเป็น Port: 587 เป็นอีกหนึ่งทางเลือก ซึ่งเป็นพอร์ตที่ใช้งานได้ ไม่มี Firewall กั้นไว้ การตั้งค่าใน Outlook จะเป็นดังภาพนี้ อาการที่เกิดขึ้นเมื่อ Port 25 ถูก Block เมื่อ Sender […]
Outgoing Server หรือ SMTP คืออะไร และ จะตั้งค่าใน มือถือ หรือ Outlook ได้อย่างไร
สำหรับผู้ใช้งาน Email ทั่วไปที่ไม่ได้ใช้ผ่าน Email Server หรือพูดง่ายๆคือ Free Email เช่น Hotmail, Gmail, Yahoo มีหลายๆท่านที่ใช้ในการทำงานและต้องตั้งค่าบนโปรแกรม Outlook และ มือถือ iPhone และ Samsung แล้วปัญหา คือ เราจะรู้ค่าเหล่านี้ได้อย่างไรเพราะไม่เคยมีใครมาบอก แล้วทำไมต้องมาตั้งให้ยุ่งยากด้วย แทนที่จะใช้แค่ Username ที่เป็น Email กับ Password ก็พอแล้ว อย่างไรท่านก็หนีไม่พ้น เพราะ การใช้งานผ่านโปรแกรม Outlook หรือ มือถือ บางครั้งมันไม่ฉลาดพอ ทีจะตั้งค่าพวกนี้ให้อย่างอัตโนมัติ เราต้องเป็นผู้มาตั้งด้วยตนเอง สำหรับ Free Email ค่า Incoming และ Outgoing Server จะเป็นดังนี้ GmailPOP and SMTP Server Settings Gmail Outgoing […]
Incoming server สำหรับการตั้งค่าใน Outlook หรือ ระบบ iOS, Android สำหรับ Email Hosting
สำหรับ Free Email ค่า Incoming และ Outgoing Server จะเป็นดังนี้ GmailPOP and SMTP Server Settings Gmail Outgoing Mail (SMTP) Server: smtp.gmail.comUse Authentication: YesPort for SSL: 465 Gmail Incoming Mail (POP3) Server: pop.gmail.comUse SSL: YesPort: 995Note: Enabling POP in Gmail Account Name: Your full email address (including @gmail.com or @your_domain.com)Email Address: Your email addressPassword: Your Gmail password […]
รูปแบบการใช้งานระบบอีเมล์สำหรับธุรกิจโรงแรม Email Server for Hotel Business
รูปแบบการใช้ Email ของโรงแรมในรูปแบบต่างๆ (Email Server/Email Hosting for Hotel Business) อีเมล์ 1 Account ใช้กันทั้งโรงแรม หมายถึง พนักงานทุกคนใช้อีเมล์ Account เดียวทั้งโรงแรม ข้อดี : อาจจะสะดวก เพราะ ข้อมูลมันถูกรวมมาที่อีเมล์อันเดียว ข้อเสีย : ข้อมูลนั้นค่อนข้างมั่ว เพราะ เรื่องทุกเรื่องมารวมอยู่ใน Email Account เดียว และข้อมูลทุกอย่างจะไม่เป็นความลับ เพราะพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงอีเมล์ Account นี้ได้ 2. แต่ละฝ่ายมี Email ของฝ่ายใครฝ่ายมัน หมายถึง ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมีอีเมล์แต่ละ Account เช่น ฝ่ายบัญชีก็อาจจะเป็น [email protected] ฝ่ายการตลาด [email protected] ฝ่ายบริหารก็อาจจะเป็น [email protected] ข้อดี : สามารถบริหารจัดการข้อมูลได้เป็นระบบ เพราะแต่ละฝ่ายก็เห็นข้อมูลที่ตนเองควรเห็น ทำให้ข้อมูลนั้นรั่วไหลยากกว่าวิธีการแรก รวมถึงการควบคุมการใช้งานด้วย ข้อเสีย […]
การใช้งานอีเมล์สำหรับธุรกิจโรงแรมช่วยลดการทุจริต หรือ การโกง ของลูกน้องและพนักงานได้อย่างไร
การทุจริตก็เหมือน การบอกว่า ส้มลูกไหน เปรี้ยว ที่อยู่ในสวนส้ม ที่เราเปรียบเทียบอย่างนี้เพราะเรากำลังบอกว่า ก็เหมือนกับสวนส้ม ที่ส้มส่วนใหญ่มักจะหวาน แต่มันก็มีบางลูกที่เปรี้ยวและเป็นส่วนน้อย สำหรับธุรกิจโรงแรม กระบวนการทางธุรกิจเกือบทั้งหมด แทบต้องใช้คนในการให้บริการ ต่างจากธุรกิจอื่นๆ ที่อาจจะมีเครื่องจักร ในการทุ่นแรง และมีคำพังเพยที่มักได้ยินคุ้นๆหูคือ "คนยิ่งเยอะ เรื่องยิ่งมาก" ซึ่งมันก็ถือเป็นเรื่องปกติ แต่หาก "คนยิ่งเยอะ แต่มีคนที่คอยโกงโรงแรมด้วย" มันคงไม่ถือว่าเป็นเรื่องปกติของเจ้าของโรงแรมแล้วแหละ เพราะการทุจริตและการโกงอาจจะทำให้ความมั่นคงของโรงแรมคุณที่ใช้เงินมหาศาลสร้าง นั้นถึงกับเจ๊งไปเลยก็ได้ โดยการทุจริตและการโกงของพนักงานโรงแรมที่พบได้บ่อย คือ การโกงเงินเล็กๆน้อยๆ การขโมยข้าวของเครื่องใช้ ขโมยอุปกรณ์พื้นฐานที่ควรให้แก่ลูกค้า เช่น น้ำยาอาบน้ำ ไปถึงสบู่, แปรงสีฟัน ฯลฯ การเอาข้อมูลลูกค้าไปขายให้กับโรงแรมคู่แข่ง การเอาข้อมูลลูกค้าไปใช้ในทางที่ผิด สำหรับข้อ 4-5 เป็นเรื่องที่ค่อนข้างร้ายแรงที่อาจจะส่งทำให้ธุรกิจของคุณนั้นเสียหายมหาศาล โรงแรมในประเทศไทยในระดับ 2-3 ดาว อาจเกิดความเสี่ยง จากประสบการณ์ตรงของผู้เขียนที่ได้มีโอกาสเดินทางไปยังสถานที่ท่องเที่ยวต่างๆในประเทศไทย และ ส่วนใหญ่ก็พักในโรงแรมระดับกลาง คือ 2-3 ดาว รวมถึงได้มีโอกาสเข้าไปให้คำปรึกษาด้านเทคโนโลยีต่างๆ พบว่า โรงแรมส่วนใหญ่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารข้อมูลด้วย "อีเมล์" อีเมล์ส่วนมากทั้งโรงแรมใช้อีเมล์แค่อันเดียวเช่น […]
การใช้อีเมล์บริษัทในธุรกิจโรงแรม (Email system for hotel) ทำให้โรงแรมของคุณดูน่าเชื่อถือได้อย่างไร
เพราะประเทศไทยเป็นเมืองท่องเที่ยวอันดับ 1 ของโลก คงปฎิเสธไม่ได้ว่าเมื่อเราเดินออกจากบ้านและเดินทางไปยังสถานที่สำคัญ หรือต่างจังหวัด ซึ่งบางครั้งในสถานที่ท่องเที่ยวสำคัญๆ นั้นเกือบจะมองไม่ออกเลย ว่านี่เป็นประเทศไทย หรือเราอยู่ต่างประเทศ เพราะเต็มไปด้วยนักท่องเที่ยวฝรั่งจำนวนมาก ธุรกิจโรงแรมจึงได้มีการก่อสร้างและขยายสาขากันแทบไม่ทันเพื่อรองรับ นักท่องเที่ยวที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ทุกๆวัน โรงแรมเป็นสถานที่พักหลักสำหรับนักท่องเที่ยว ดังนั้นก่อนที่นักท่องเที่ยวจะจองห้องพักของคุณ อาจจะมีการโทร หรือส่งอีเมล์มาสอบถามราคา หรือห้องว่างจากทางโรงแรมคุณก่อนที่จะเดินทางมาพัก คุณจะให้ฝรั่งติดต่อกับโรงแรมหรูของคุณด้วย ฟรีอีเมล์หรือ คุณคงสร้างและลงทุนมหาศาลเพื่อทำให้โรงแรมของคุณนั้นออกมาดูหรูหรา พร้อมระบบที่อำนวยความสะดวกครบครัน แต่กับเรื่องที่คุณคาดไม่ถึงคือโรงแรมของคุณใช้ฟรีอีเมล์เพื่อใช้ในการติดต่อกับลูกค้าหรือ นักท่องเที่ยวต้องการความปลอดภัย และ ความน่าเชื่อถือ เป็นเรื่องธรรมชาติที่มนุษย์ทุกคนต้องการความปลอดภัย แต่ด้วยที่นักท่องเที่ยวเป็นชาวต่างชาติด้วยนั้นทำให้ต้องระวังตัวกันไปใหญ่ เช่น โรงแรมของคุณมีความปลอดภัยมั้ย โรงแรมของคุณมีตัวตนอยู่จริงหรือเปล่า ซึ่งหากคุณยังใช้ ฟรีอีเมล์ @yahoo, @gmail, @yahoo ลูกค้าจะรู้สึกอย่างไร ที่ต้องส่งข้อมูลการเข้าพักมายังฟรีอีเมล์ โดยคุณลองคิดเองง่ายๆก็ได้ว่าเป็นคุณคุณจะรู้สึกอย่างไร ที่ต้องส่งข้อมูลส่วนตัวไปให้โรงแรม แต่ดันเป็น @yahoo,@hotmail,@gmail ที่ไม่รู้ว่ามีตัวตนอยู่จริงหรือไม่ ใช้ระบบอีเมล์ @ชื่อโรงแรม เพื่อบอกความเป็นมาตรฐานให้แก่ลูกค้าของคุณ การใช้ระบบอีเมล์ @ชื่อโรงแรม.com/.co.th (Email Server system for Hotel business) ช่วยสร้างภาพลักษณ์และความเป็นมาตรฐานแก่โรงแรมของคุณได้ดังนี้ […]
ระบบอีเมล์เซิฟเวอร์ สำหรับโรงแรม โดย มีวิธีสามารถกำหนดให้ @ชื่อโรงแรมได้
ระบบอีเมล์เซิฟเวอร์สำหรับโรงแรม (Email for Hotel Business) ระบบอีเมล์สำหรับโรงแรม คือรูปแบบการสื่อสารลักษณะหนึ่ง ที่เป็นที่นิยมในการติดต่อสื่อสารกันภายใน และภายนอก ซึ่งการติดต่อด้วยอีเมล์สำหรับธุรกิจโรงแรมนั้นอาจจะใช้มากกว่าการติดต่อสื่อสารมากกว่า โทรศัพท์ และFax ด้วยซ้ำ เพราะทั้งเร็ว, สะดวก, ประหยัด หรือพูดง่ายๆ มันเกือบจะดีกว่าการติดต่อด้วยวิธีอื่นทั้งหมดเลยก็ได้หากเป็นธุรกิจโรงแรม เมื่อเรารู้ว่าการใช้อีเมล์ในการติดต่อในธุรกิจด้านโรงแรมนั้น มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจแล้ว หลายๆ โรงแรม ก็มองหาสมัครระบบอีเมล์เซิฟเวอร์สำหรับโรงแรม เพื่อให้พนักงานและผู้เกี่ยวข้องได้ใช้กัน ประเด็น คือ ผู้ที่ทำธุรกิจโรงแรม ไม่ค่อยรู้ หรือ มีข้อมูลในการเลือกซื้อ เรามั่นใจว่าคุณต้องมีประสบการณ์กับผู้รับเหมาก่อสร้าง มีแววตาทิพย์ที่สามารถเลือกซื้อ, วัสดุอุปกรณ์ตกแต่ง แต่มีผู้ที่ทำธุรกิจโรงแรมน้อยนักที่เข้าใจเรื่องเทคโนโลยี โดยเฉพาะเรื่องระบบอีเมล์เซิฟเวอร์ด้วยยิ่งลึกซึ้งไปใหญ่ ในที่นี้เราจะมาแนะนำวิธีการเลือกซื้อระบบอีเมล์สำหรับโรงแรม ดังนี้ โรงแรมขนาดใหญ่ ต้องประเมินก่อนว่าพนักงานของคุณมีกี่คน โรงแรมใหญ่ขนาดไหน หากโรงแรมคุณมีพนักงานมากกว่า 500 คน และมีสาขาในแต่ละจังหวัด ผู้เขียนแนะนำให้คุณทำ Email Server เป็นของตนเองเลย และอาจจะนำมาตั้งในฝ่าย IT ของโรงแรม และให้พนักงาน IT ดูแล เพราะการใช้งานมากขนาดนี้ต้องมีคนคอย […]